تسهيل

الصورة © TNC

يحضر العديد من مديري وممارسي الشعاب المرجانية الاجتماعات ويقودونها كجزء من مهامهم اليومية أو الأسبوعية. يحتاج معظم المديرين إلى مهارات تيسير جيدة لكي يكونوا فعالين لأنهم غالباً ما يوجهون عمليات صنع القرار التعاونية لإدارة الموارد والسعي للحصول على مدخلات من مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة.

يدعم الميسر عملية الاجتماع عن طريق إبقاء المجموعة على المسار الصحيح لتحقيق الأهداف المرجوة. من الناحية المثالية ، يكون الميسر محايدًا تجاه نتائج الاجتماع. المرجع تتمثل مهمة الميسر في التركيز على العمليات الفعالة (ديناميات الاجتماع) ، مما يسمح للمشاركين بالتركيز على المحتوى أو جوهر عملهم معًا.

نصيحة التواصل

عندما تكون هناك حاجة إلى الحياد الكامل ، أو عند التعامل مع القضايا الخلافية ، ستستفيد المجموعة من استخدام الميسر من خارج المنظمة أو المكتب. يتم تشجيع استخدام الميسر المهني بشدة عندما يكون الاجتماع أكثر من 40 مشارك.

غالبًا ما يعقد مدراء الشعاب المرجانية اجتماعات أو ورش عمل من أجل:

  • حل المشاكل
  • تحديد الأولويات المشتركة
  • تطوير أو تحديث خطط الإدارة
  • إنشاء الاشتراك في
  • صنع القرارات
  • مشاركة المعلومات
  • خطة العمل
  • نتعلم من بعضنا البعض

هناك اعتقاد خاطئ شائع بأن جمع جميع الخبراء أو أصحاب المصلحة في نفس الغرفة سيؤدي تلقائيًا إلى تحقيق النتائج المرجوة. هذا هو في كثير من الأحيان ليس هو الحال. تتطلب معظم الاجتماعات أو ورش العمل تسهيلًا لتحقيق النتائج المرجوة. الاجتماع الميسر جيدًا هو أكثر كفاءة وأكثر فاعلية.

كيفية التخطيط للاجتماعات الفعالة

يمكن اتباع الخطوات التالية للتخطيط لاجتماع أو ورشة عمل مثمرة. لمزيد من التفاصيل حول كل خطوة ، راجع مقدمة للتخطيط لاجتماع أو ورشة مثمرة (قوات الدفاع الشعبي، 135k).

  1. تحديد غرض وأهداف الاجتماع - اسأل ، لماذا نجري هذا الاجتماع؟
  2. إنشاء قائمة المشاركين - لكي يكون الاجتماع ناجحًا حقًا ، يحتاج الأشخاص المناسبون إلى المشاركة.
  3. تحديد الأدوار - حدد الأدوار التي سيلعبها الناس في الاجتماع.
  4. وضع جدول الأعمال - يوفر جدول الأعمال إطار التركيز للاجتماع ، ويضع المهام في ترتيب منطقي وإطار زمني ، ويقدم مخططًا لكتابة الملخص في ختام الاجتماع.
  5. تحديد المواد الأساسية - تزويد المشاركين بالمعلومات اللازمة للمشاركة الفعالة في الاجتماع.
  6. تخطيط مساحة الاجتماع - جزء مهم من ديناميات الاجتماع هو بيئة الاجتماع.

تنفيذ الاجتماعات الفعالة وتقنيات التيسير

تعلم كيفية تسهيل المجموعات بشكل فعال يأخذ الممارسة. يتطلب فهم تفاعلات المجموعة ، وإدارة الوقت ، واستخدام التقنيات لمساعدة المجموعات في تحقيق أهدافها ، والتدخل بفعالية عندما يكون سلوك شخص ما يعرقل الاجتماع.

  • تنفيذ الاجتماعات الفعالة يوفر إرشادات حول كيفية إدارة اجتماع مثمر بما في ذلك تفاصيل حول تحديد توقعات الاجتماع وإدارة الوقت ووضع القواعد الأساسية والحصول على تعليقات المشاركين.
  • تقنيات التيسير يوفر معلومات مفصلة عن طرق ونصائح التسهيل الشائعة الاستخدام لتسهيل الندوات عبر الإنترنت ومؤتمرات الفيديو.