Erleichterung

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Viele Korallenriffmanager und -praktiker besuchen und leiten Meetings im Rahmen ihrer täglichen oder wöchentlichen Aufgaben. Die meisten Manager benötigen gute Moderationsfähigkeiten, um effektiv zu sein, da sie häufig kollaborative Entscheidungsprozesse für das Ressourcenmanagement leiten und von verschiedenen Interessengruppen nach Input suchen.

Ein Moderator unterstützt den Meeting-Prozess, indem er die Gruppe auf dem Laufenden hält, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Im Idealfall ist ein Moderator neutral gegenüber dem Ergebnis des Meetings. ref Die Aufgabe des Moderators ist es, sich auf effektive Prozesse (Meeting Dynamics) zu konzentrieren, damit sich die Teilnehmer auf den Inhalt oder den Inhalt ihrer gemeinsamen Arbeit konzentrieren können.

Kommunikationstipp

Wenn absolute Neutralität erforderlich ist oder umstrittene Fragen behandelt werden, kann die Gruppe von einem Moderator von außerhalb der Organisation oder des Büros profitieren. Der Einsatz eines professionellen Moderators wird dringend empfohlen, wenn an dem Meeting mehr als 40-Teilnehmer teilnehmen.

Korallenriffmanager halten häufig Meetings oder Workshops ab, um:

  • Probleme lösen
  • Identifizieren Sie gemeinsame Prioritäten
  • Managementpläne entwickeln oder aktualisieren
  • Buy-In erstellen
  • Entscheidungen treffen
  • Information teilen
  • Arbeit planen
  • Lerne voneinander

Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass das Zusammenbringen aller Experten oder Interessengruppen in einem Raum automatisch die beabsichtigten Ergebnisse liefert. Dies ist oft nicht der Fall. Die meisten Meetings oder Workshops erfordern Moderationen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen. Ein gut gestaltetes Meeting ist effizienter und effektiver.

So planen Sie effektive Meetings

Die folgenden Schritte können befolgt werden, um ein produktives Meeting oder einen Workshop zu planen. Weitere Informationen zu jedem Schritt finden Sie unter Einführung in die Planung einer produktiven Besprechung oder eines Workshops (pdf135k).

  1. Definieren Sie den Zweck und die Ziele des Treffens - Fragen Sie, warum haben wir dieses Treffen?
  2. Teilnehmerliste erstellen - Damit ein Meeting wirklich erfolgreich sein kann, müssen die richtigen Personen teilnehmen.
  3. Rollen etablieren - Bestimmen Sie die Rollen, die die Leute beim Meeting spielen werden.
  4. Agenda entwickeln - Die Agenda bietet den fokussierenden Rahmen für die Besprechung, ordnet die Aufgaben in einer logischen Reihenfolge und im Zeitrahmen und bietet eine Übersicht, in der die Zusammenfassung nach Abschluss der Besprechung verfasst wird.
  5. Hintergrundmaterialien identifizieren - Stellen Sie den Teilnehmern die Informationen zur Verfügung, die für eine sinnvolle Teilnahme an der Besprechung erforderlich sind.
  6. Tagungsraum planen - Ein wichtiger Teil der Meeting-Dynamik ist die Meeting-Umgebung.

Effektive Meetings und Moderationstechniken durchführen

Um zu lernen, wie Gruppen effektiv gefördert werden können, braucht es Übung. Es erfordert das Verstehen von Gruppeninteraktionen, das Verwalten der Zeit, das Verwenden von Techniken, um Gruppen bei der Erreichung ihrer Ziele zu unterstützen, und um effektiv zu intervenieren, wenn das Verhalten einer Person das Meeting stört.

  • Effektive Meetings durchführen enthält Anleitungen zur Durchführung eines produktiven Meetings mit Details zum Festlegen der Erwartungen, zum Verwalten der Zeit, zur Festlegung von Grundregeln und zum Abfragen der Teilnehmer.
  • Erleichterungstechniken enthält detaillierte Informationen zu häufig verwendeten Moderationsmethoden und Tipps zur Durchführung von Webinaren und Videokonferenzen.