Ejecutando Reuniones Efectivas

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Para que una reunión sea productiva, es importante que el facilitador:

  • Establecer expectativas claras
  • Administrar el tiempo
  • Dirigir el grupo colaborativo efectivo en la toma de decisiones
  • Obtener comentarios de los participantes
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Configuración de las expectativas

Los pasos clave para establecer expectativas de reunión claras incluyen la identificación de:

  • Objetivos específicos a alcanzar en la reunión.
  • Roles de los participantes, tanto antes como durante la reunión.
  • Establecer expectativas realistas para el tiempo disponible.
  • Comunicarse claramente con los participantes para prepararse para la reunión.

También es importante explicar cómo se recopilarán y utilizarán los aportes, antes, durante y después de la reunión. Por ejemplo, ¿habrá un informe final o una reunión o evento de seguimiento? Los participantes deben saber si las decisiones tomadas en la reunión serán definitivas o si sus comentarios se tomarán solo como una recomendación.

Tiempo de gestión

La administración del tiempo de manera efectiva comienza con la asignación de límites de tiempo a cada tema o actividad en la agenda. Es muy útil practicar actividades o presentaciones antes de la reunión (cuando sea posible) para probar los supuestos de tiempo. Asegúrese de capacitar a todos los presentadores en sus asignaciones de tiempo y enfatice la necesidad de mantenerse a tiempo.

Es útil designar a un cronometrador con la autoridad para detener a las personas, avisándoles, cuando se acabe el tiempo, y proporcionar un reloj visible en la sala. Al administrar el tiempo, un facilitador experimentado a menudo encuentra útil ser flexible. Durante las reuniones, el facilitador puede necesitar modificar la agenda para lograr los objetivos de la reunión. Esto incluye determinar qué elementos de la agenda pueden demorarse o abordarse en un formato alternativo (por ejemplo, delegado a un subgrupo de participantes o a un solo participante para una investigación o decisión adicional).

Si la discusión del grupo lleva más tiempo que el tiempo asignado, y existe la preocupación de no cubrir todos los elementos de la agenda, una buena táctica es revisar los temas clave de la agenda con el grupo y preguntarles cómo quieren usar el tiempo restante. Esto a menudo ayuda a todos a volver a la pista.

Establecer reglas básicas

El establecimiento de 'reglas básicas' es otra herramienta clave para llevar a cabo reuniones efectivas. Aunque la mayoría de las reglas básicas son de sentido común, es útil atraer la atención de los participantes al comienzo de una reunión. Esto establece el acuerdo de grupo sobre cómo quieren trabajar juntos y ayuda a prevenir problemas. Los ejemplos de reglas básicas incluyen: no usar teléfonos celulares o buscapersonas (o ponerlos en silencio / vibrar), regresar a tiempo de los descansos, todos participan, no interrumpir, mostrar respeto por los demás participantes y centrarse en el tema de la agenda en cuestión. Hay muchas otras reglas básicas que pueden usarse y, a menudo, es útil que los grupos decidan reglas básicas juntos al comienzo de una reunión.

Toma de decisiones grupales

Hay muchos métodos disponibles para ayudar a los grupos a tomar decisiones en colaboración. Los más utilizados incluyen la lluvia de ideas seguida de agrupación y votación; toma de decisiones por consenso; consulta; y priorización. Para obtener información sobre cómo determinar el proceso adecuado para ayudar a los grupos a tomar decisiones en colaboración, consulte el documento de orientación Seis opciones para tomar decisiones (pdf, 33k). Ver Técnicas de facilitación para métodos adicionales para ayudar a los grupos a lograr los objetivos de la reunión.

Obtención de comentarios de los participantes

Para hacer que las reuniones futuras sean más productivas, es útil recopilar información de evaluación de los participantes de la reunión (por ejemplo, utilizando un Forma de evaluación). Hay muchos métodos para evaluar una reunión; por ejemplo, un Método “Plus / Delta” incluye pedir a los participantes que hagan comentarios positivos sobre la reunión (discusiones) y comentarios sobre los cambios que podrían hacerse para mejorar las reuniones en el futuro (deltas).

Navegando en mares agitados se extraen extractos de los materiales de capacitación de NOAA utilizados en sus Reuniones de Planificación y Facilitación Colaborativa