प्रभावी बैठकें निष्पादित करना

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उत्पादक के लिए एक बैठक के लिए यह सुविधा के लिए महत्वपूर्ण है:

  • स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करें
  • समय प्रबंध करें
  • प्रभावी सहयोगी समूह निर्णय लेने का नेतृत्व करें
  • प्रतिभागी प्रतिक्रिया प्राप्त करें
विराम चिह्न

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उम्मीदें लगाना

स्पष्ट मीटिंग अपेक्षाओं को निर्धारित करने के लिए महत्वपूर्ण चरणों में पहचान शामिल है:

  • बैठक में प्राप्त किए जाने वाले विशिष्ट उद्देश्य
  • बैठक से पहले और दौरान दोनों ही प्रतिभागी भूमिकाएं
  • उपलब्ध समय के लिए यथार्थवादी उम्मीदों को स्थापित करना
  • बैठक की तैयारी के लिए प्रतिभागियों के साथ स्पष्ट रूप से संवाद करना

यह बताना भी महत्वपूर्ण है कि बैठक के दौरान और बाद में इनपुट कैसे इकट्ठा किया जाएगा और उसका उपयोग किया जाएगा। उदाहरण के लिए, कोई अंतिम रिपोर्ट या अनुवर्ती बैठक या घटना होगी? प्रतिभागियों को यह जानना चाहिए कि क्या बैठक में लिए गए निर्णय अंतिम होंगे या यदि उनका इनपुट केवल सिफारिश के रूप में लिया जाएगा।

प्रबंधन समय

प्रभावी ढंग से समय का प्रबंधन एजेंडे पर प्रत्येक विषय या गतिविधि को समय सीमा प्रदान करने के साथ शुरू होता है। समय की मान्यताओं का परीक्षण करने के लिए बैठक (जब संभव हो) से पहले गतिविधियों या प्रस्तुतियों का अभ्यास करना बहुत सहायक होता है। सभी प्रस्तुतकर्ताओं को उनके समय के आवंटन पर सुनिश्चित करें और समय पर रहने की आवश्यकता पर बल दें।

कमरे में एक दृश्यमान घड़ी प्रदान करने के साथ-साथ, लोगों को चेतावनी के साथ रोकने के लिए प्राधिकरण के साथ टाइमकीपर की नियुक्ति करना सहायक होता है। समय का प्रबंधन करते समय, एक अनुभवी फैसिलिटेटर अक्सर लचीला होना उपयोगी समझता है। बैठकों के दौरान, बैठक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए सूत्रधार को एजेंडा को संशोधित करने की आवश्यकता हो सकती है। इसमें यह निर्धारित करना शामिल है कि कौन से एजेंडा आइटम को एक वैकल्पिक प्रारूप में देरी या संबोधित किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, प्रतिभागियों के एक उपसमूह को सौंप दिया गया, या आगे के शोध या निर्णय के लिए एक एकल प्रतिभागी को)।

यदि समूह चर्चा आवंटित समय से अधिक समय ले रही है, और एजेंडा में सभी वस्तुओं को कवर नहीं करने के बारे में चिंताएं हैं, तो एक अच्छी रणनीति समूह के साथ प्रमुख एजेंडा आइटम की समीक्षा करना है और उनसे पूछना है कि वे अपने शेष समय का उपयोग कैसे करना चाहते हैं। यह अक्सर सभी को पटरी पर लाने में मदद करता है।

ग्राउंड नियम स्थापित करना

प्रभावी बैठकें चलाने के लिए 'ग्राउंड रूल्स' स्थापित करना एक अन्य महत्वपूर्ण उपकरण है। हालांकि अधिकांश जमीनी नियम सामान्य ज्ञान हैं, लेकिन बैठक की शुरुआत में उन पर ध्यान आकर्षित करना उपयोगी है। यह समूह समझौते को स्थापित करता है कि वे कैसे एक साथ काम करना चाहते हैं और समस्याओं को रोकने में मदद करते हैं। जमीनी नियमों के उदाहरणों में शामिल हैं: कोई सेल फोन या पेजर (या उन्हें चुप / कंपन पर डाल), ब्रेक से समय पर वापस लौटना, हर कोई भाग लेता है, कोई हस्तक्षेप नहीं करता है, अन्य प्रतिभागियों के लिए सम्मान दिखा रहा है और हाथ में एजेंडा आइटम पर ध्यान केंद्रित कर रहा है। कई अन्य जमीनी नियम हैं जिनका उपयोग किया जा सकता है और यह अक्सर समूहों के लिए एक बैठक की शुरुआत में एक साथ जमीनी नियमों पर निर्णय लेने में सहायक होता है।

समूह निर्णय लेना

समूहों को सहयोगात्मक रूप से निर्णय लेने में सहायता के लिए कई विधियाँ उपलब्ध हैं। सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला मंथन जिसमें क्लस्टरिंग और मतदान के बाद शामिल हैं; सर्वसम्मति से निर्णय लेना; परामर्श, और प्राथमिकता। सहयोगात्मक निर्णय लेने में समूहों की सहायता करने के लिए उचित प्रक्रिया का निर्धारण करने की जानकारी के लिए, मार्गदर्शन दस्तावेज़ छह निर्णय लेने के विकल्प (देखें)पीडीएफ, 33k)। देख सुविधा तकनीक समूहों को बैठक के उद्देश्यों को पूरा करने में मदद के लिए अतिरिक्त तरीकों के लिए।

प्रतिभागी प्रतिक्रिया प्राप्त करना

भविष्य की बैठकों को अधिक उत्पादक बनाने के लिए, बैठक के प्रतिभागियों (जैसे, का उपयोग करके) से मूल्यांकन जानकारी एकत्र करना सहायक होता है मूल्यांकन प्रपत्र)। एक बैठक के मूल्यांकन के लिए कई तरीके हैं; उदाहरण के लिए, ए "प्लस" डेल्टा इसमें प्रतिभागियों से मीटिंग के बारे में सकारात्मक टिप्पणी (बदलाव) और भविष्य में होने वाली बैठकों में सुधार के लिए किए जा सकने वाले बदलावों के बारे में टिप्पणी करना शामिल है।

रफ सीज़ में नेविगेट करना उनकी योजना और सुविधा सहयोगात्मक बैठक में प्रयुक्त NOAA प्रशिक्षण सामग्री से अंश लिए गए हैं