Fasilitasi

Foto © TNC

Banyak manajer dan praktisi terumbu karang menghadiri dan memimpin pertemuan sebagai bagian dari tugas harian atau mingguan mereka. Sebagian besar manajer membutuhkan keterampilan fasilitasi yang baik untuk menjadi efektif karena mereka sering memandu proses pengambilan keputusan kolaboratif untuk manajemen sumber daya dan mencari masukan dari berbagai pemangku kepentingan.

Seorang fasilitator mendukung proses pertemuan dengan menjaga kelompok tetap pada jalurnya untuk menghasilkan tujuan yang diinginkan. Idealnya, seorang fasilitator bersikap netral terhadap hasil pertemuan. ref Tugas fasilitator adalah untuk fokus pada proses yang efektif (dinamika pertemuan), yang memungkinkan peserta untuk fokus pada konten atau substansi kerja mereka bersama.

Tip komunikasi

Ketika netralitas total diperlukan, atau ketika berhadapan dengan masalah yang diperdebatkan, kelompok akan mendapat manfaat dengan menggunakan fasilitator dari luar organisasi atau kantor. Menggunakan fasilitator profesional sangat dianjurkan ketika pertemuan akan memiliki lebih dari peserta 40.

Manajer terumbu karang sering mengadakan pertemuan atau lokakarya untuk:

  • Menyelesaikan masalah
  • Identifikasi prioritas bersama
  • Kembangkan atau perbarui rencana manajemen
  • Buat buy-in
  • Membuat keputusan
  • Berbagi informasi
  • Rencanakan pekerjaan
  • Belajar satu sama lain

Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa menyatukan semua pakar atau pemangku kepentingan di ruangan yang sama akan secara otomatis menghasilkan hasil yang diinginkan. Ini sering tidak terjadi. Sebagian besar pertemuan atau lokakarya membutuhkan fasilitasi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Pertemuan yang difasilitasi dengan baik lebih efisien dan lebih efektif.

Cara Merencanakan Pertemuan yang Efektif

Langkah-langkah berikut dapat diikuti untuk merencanakan pertemuan atau lokakarya yang produktif. Untuk perincian lebih lanjut tentang setiap langkah, lihat Pengantar Perencanaan Pertemuan atau Workshop yang Produktif (pdf, 135k).

  1. Tetapkan tujuan dan sasaran rapat - Tanyakan, mengapa kita mengadakan pertemuan ini?
  2. Buat daftar peserta - Agar pertemuan benar-benar berhasil, orang yang tepat perlu berpartisipasi.
  3. Menetapkan peran - Tentukan peran yang akan dimainkan orang di rapat.
  4. Kembangkan agenda - Agenda menyediakan kerangka kerja fokus untuk rapat, menempatkan tugas dalam urutan dan kerangka waktu yang logis, dan menawarkan garis besar untuk menulis ringkasan pada kesimpulan rapat.
  5. Identifikasi bahan latar belakang - Berikan para peserta informasi yang dibutuhkan untuk berpartisipasi secara bermakna dalam pertemuan.
  6. Rencanakan ruang pertemuan - Bagian penting dari dinamika pertemuan adalah lingkungan pertemuan.

Melaksanakan Rapat dan Teknik Fasilitasi yang Efektif

Mempelajari cara memfasilitasi kelompok secara efektif membutuhkan latihan. Dibutuhkan pemahaman interaksi kelompok, mengatur waktu, menggunakan teknik untuk membantu kelompok dalam mencapai tujuan mereka, dan melakukan intervensi secara efektif ketika perilaku seseorang mengganggu pertemuan.

  • Melaksanakan Rapat yang Efektif memberikan panduan tentang cara menjalankan pertemuan yang produktif termasuk rincian tentang menetapkan harapan pertemuan, mengatur waktu, menetapkan aturan dasar dan mendapatkan umpan balik peserta.
  • Teknik Fasilitasi memberikan informasi terperinci tentang metode dan tip fasilitasi yang umum digunakan untuk memfasilitasi konferensi web dan video.