効果的な会議を実施する

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会議が生産的であるためには、進行役にとって次のことが重要です。

  • 明確な期待を設定する
  • 時間管理
  • 効果的な共同グループ意思決定を導く
  • 参加者からのフィードバックを得る
ブレークアウトサイン

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期待値を設定する

明確な会議の期待を設定するための主な手順には、次のことが含まれます。

  • 会議で達成されるべき具体的な目的
  • 会議前および会議中の参加者の役割
  • 利用可能な時間に現実的な期待を設定する
  • 会議に備えて参加者と明確にコミュニケーションをとる

会議前、会議中、会議後に、入力がどのように収集され使用されるのかを説明することも重要です。 たとえば、最終報告書、フォローアップ会議、またはイベントがありますか。 参加者は、会議で決定された決定が最終的なものであるのか、あるいは彼らの意見が推奨としてのみ採用されるのかを知るべきです。

時間を管理する

時間を効果的に管理することは、議題の各トピックまたは活動に制限時間を割り当てることから始まります。 時間の仮定をテストするために、会議の前に(可能な場合には)活動や発表を練習することは非常に役に立ちます。 すべての発表者に時間配分について指導し、時間通りに過ごす必要性を強調してください。

時間切れになったときに警告を発して、部屋に目に見える時計を提供するとともに、人々を停止させる権限を持つタイムキーパーを任命することは役に立ちます。 時間を管理するとき、経験豊富なファシリテーターはしばしば柔軟であることが有用であると思います。 会議中に、進行役は会議の目的を達成するために議題を修正する必要があるかもしれません。 これには、どの議題項目を遅らせるか、または代替形式で対処することができるか(たとえば、参加者のサブグループ、またはさらなる調査または決定のために1人の参加者に委任される)を決定することが含まれます。

グループディスカッションが割り当てられた時間より長くかかり、アジェンダ内のすべての項目をカバーしていないという懸念がある場合は、主要なアジェンダ項目をグループで検討し、残りの時間をどのように使いたいかを尋ねるのがよいでしょう。 これは、全員が軌道に乗るのを助けます。

基本ルールの確立

「基本ルール」を確立することは、効果的な会議を開催するためのもう1つの重要なツールです。 大部分の基本的な規則は常識ですが、会議の始めに参加者の注意を引くことは有用です。 これは、彼らがどのように協力したいかについてのグループ合意を確立し、問題を防ぐのに役立ちます。 基本的な規則の例には、携帯電話やポケットベルがない(またはサイレント/振動する)、全員が参加する、中断しない、他の参加者を尊重すること、および目の前の議題に焦点を合わせることが含まれます。 他にも多くの基本的な規則を使用できますが、会議の開始時にグループが基本的な規則をまとめて決定することが役立つ場合があります。

グループ決定

共同で意思決定を下す際にグループを支援するために利用できる多くの方法があります。 最も一般的に使用されているのは、ブレインストーミングとそれに続くクラスタリングと投票です。 合意決定 相談; そして優先順位付け。 共同意思決定においてグループを支援するための適切なプロセスの決定については、ガイダンス文書「6つの意思決定オプション」を参照してください。PDFファイル、XNUMXk)。 見る ファシリテーションテクニック グループが目的を達成するのを助けるための追加の方法について。

参加者からのフィードバックを得る

将来の会議をより生産的にするためには、会議の参加者から評価情報を収集することが有用です(例: 評価表) 会議を評価する方法はたくさんあります。 たとえば、 「プラス/デルタ」方式 参加者に、会議についてプラスのコメントをするように求めること(プラス)と、将来の会議を改善するために行うことができる変更についてコメントを加えること(デルタ)が含まれます。

荒海での航海 抜粋は、彼らの計画および促進のための共同会議で使用されたNOAAトレーニング教材から取られたものです。