Melaksanakan Mesyuarat Berkesan

Untuk mesyuarat untuk menjadi produktif, penting bagi pemudahcara untuk:

• Tetapkan harapan yang jelas
• Menguruskan masa
• Membuat keputusan berkumpulan kolaboratif berkesan
• Dapatkan maklum balas peserta

Foto © Stephanie Wear / TNC

Menentukan Jangkaan

Langkah-langkah penting untuk menetapkan jangkaan mesyuarat yang jelas termasuk mengenal pasti:

• Objektif khusus untuk dicapai pada mesyuarat
• Peranan peserta, sebelum dan semasa mesyuarat
• Menetapkan harapan yang realistik untuk masa yang ada
• Berkomunikasi dengan jelas dengan peserta untuk mempersiapkan mesyuarat

Ia juga penting untuk menjelaskan bagaimana input akan dikumpulkan dan digunakan-sebelum, semasa dan selepas mesyuarat. Sebagai contoh, akan ada laporan akhir atau mesyuarat susulan atau acara? Peserta perlu tahu sama ada keputusan yang dicapai pada mesyuarat itu adalah muktamad atau jika input mereka akan diambil sebagai cadangan sahaja.

Menguruskan Masa

Menguruskan masa dengan berkesan bermula dengan menetapkan had masa untuk setiap topik atau aktiviti dalam agenda. Adalah sangat membantu untuk mengamalkan aktiviti atau persembahan sebelum mesyuarat (jika mungkin) untuk menguji andaian masa. Pastikan anda melatih semua pembentang pada peruntukan masa mereka dan tegaskan keperluan untuk terus mengikut masa.

Adalah sangat membantu untuk melantik seorang penjaga masa dengan pihak berkuasa untuk menghentikan orang, dengan amaran, apabila masa mereka sudah selesai, bersama-sama dengan menyediakan jam yang kelihatan di dalam bilik. Apabila menguruskan masa, seorang fasilitator yang berpengalaman sering mendapati ia berguna untuk menjadi fleksibel. Semasa mesyuarat, fasilitator mungkin perlu mengubah agenda untuk mencapai objektif mesyuarat. Ini termasuk menentukan perkara agenda apa yang mungkin ditangguhkan atau ditangani dalam format pengganti (contohnya, diwakilkan kepada subkumpulan peserta, atau kepada peserta tunggal untuk penyelidikan atau keputusan lanjut).

Sekiranya perbincangan kumpulan mengambil masa lebih lama daripada masa yang diperuntukkan, dan terdapat kebimbangan untuk tidak membahas semua perkara dalam agenda, taktik yang baik adalah mengkaji item agenda utama dengan kumpulan dan bertanya kepada mereka bagaimana mereka mahu menggunakan masa yang tinggal mereka. Ini sering membantu semua orang untuk kembali ke trek.

Menetapkan Peraturan Tanah

Mewujudkan 'peraturan dasar' adalah satu lagi alat penting untuk menjalankan mesyuarat yang berkesan. Walaupun peraturan yang paling asas adalah akal, ia berguna untuk menarik perhatian peserta kepada mereka pada permulaan mesyuarat. Ini menubuhkan perjanjian kumpulan tentang bagaimana mereka mahu bekerja bersama dan membantu mencegah masalah. Contoh peraturan dasar termasuk: tidak ada telefon atau pager (atau meletakkannya pada senyap / bergetar), kembali pada waktu dari rehat, semua orang mengambil bahagian, tidak mengganggu, menunjukkan rasa hormat kepada peserta lain, dan memberi tumpuan kepada item agenda di tangan. Terdapat banyak peraturan asas lain yang boleh digunakan dan sering membantu kumpulan membuat keputusan mengenai peraturan asas bersama pada permulaan mesyuarat.

Membuat Keputusan Kumpulan

Terdapat banyak kaedah untuk membantu kumpulan dalam membuat keputusan secara bersama. Yang paling biasa digunakan termasuk brainstorming diikuti oleh clustering dan pengundian; pengambilan keputusan konsensus; perundingan; dan keutamaan. Untuk maklumat mengenai menentukan proses yang sesuai untuk membantu kumpulan dalam membuat keputusan bersama, lihat dokumen panduan Enam Pilihan Membuat Keputusan (pdf, 33k). Lihat Teknik Fasilitasi untuk kaedah tambahan untuk membantu kumpulan mencapai objektif mesyuarat.

Maklum balas Peserta

Untuk membuat mesyuarat masa depan lebih produktif, adalah berguna untuk mengumpulkan maklumat penilaian daripada peserta mesyuarat (contohnya, menggunakan borang penilaian). Terdapat banyak kaedah untuk menilai sesuatu mesyuarat; contohnya, a Kaedah "Plus / Delta" termasuk meminta peserta membuat ulasan positif mengenai mesyuarat (plusses) dan komen tentang perubahan yang boleh dibuat untuk memperbaiki mesyuarat di masa depan (deltas).

Menavigasi di Laut Merah petikan diambil dari bahan latihan NOAA yang digunakan dalam Perancangan dan Memudahkan Mesyuarat Kolaboratif mereka