Effectieve vergaderingen uitvoeren

Foto © TNC

Voor een vergadering om productief te zijn, is het belangrijk dat de facilitator:

  • Stel duidelijke verwachtingen
  • Tijd beheren
  • Leid effectieve besluitvorming in groepsverband
  • Krijg feedback van deelnemers
doorbraak teken

Foto © Stephanie Wear / TNC

Verwachtingen instellen

De belangrijkste stappen om duidelijke verwachtingen te scheppen, zijn onder meer:

  • Specifieke doelstellingen die op de vergadering moeten worden bereikt
  • Deelnemersrollen, zowel voor als tijdens de vergadering
  • Realistische verwachtingen stellen voor de beschikbare tijd
  • Communiceer duidelijk met de deelnemers om zich voor te bereiden op de vergadering

Het is ook belangrijk om uit te leggen hoe input wordt verzameld en gebruikt vóór, tijdens en na de vergadering. Is er bijvoorbeeld een eindrapport of een vervolgvergadering of evenement? Deelnemers moeten weten of de beslissingen die tijdens de vergadering worden genomen definitief zijn of dat hun inbreng alleen als aanbeveling wordt genomen.

Tijd beheren

Tijd effectief beheren begint met het toewijzen van tijdslimieten aan elk onderwerp of iedere activiteit op de agenda. Het is zeer nuttig om activiteiten of presentaties vóór de bijeenkomst (indien mogelijk) te oefenen om de tijdveronderstellingen te testen. Zorg ervoor dat alle presentatoren worden gecoacht in hun toegewezen tijd en benadruk de noodzaak om op tijd te blijven.

Het is handig om een ​​tijdwaarnemer te benoemen met de bevoegdheid om mensen te stoppen, met waarschuwing, wanneer hun tijd voorbij is, en om een ​​zichtbare klok in de kamer te bieden. Bij het managen van tijd, vindt een ervaren facilitator het vaak nuttig om flexibel te zijn. Tijdens vergaderingen moet de facilitator mogelijk de agenda wijzigen om de vergaderingsdoelstellingen te bereiken. Dit omvat het bepalen welke agenda-items kunnen worden vertraagd of geadresseerd in een alternatieve indeling (bijvoorbeeld gedelegeerd aan een subgroep van deelnemers of aan één deelnemer voor verder onderzoek of besluit).

Als de groepsdiscussie langer duurt dan de toegestane tijd en er bezorgdheid bestaat over het niet behandelen van alle items op de agenda, is een goede tactiek om de belangrijkste agendapunten met de groep te bekijken en hen te vragen hoe zij hun resterende tijd willen gebruiken. Dit helpt vaak iedereen weer op het goede spoor te krijgen.

Grondregels opstellen

Het vaststellen van 'basisregels' is een ander belangrijk hulpmiddel voor effectieve vergaderingen. Hoewel de meeste basisregels gezond verstand zijn, is het nuttig om aan het begin van een vergadering de aandacht van deelnemers te vestigen. Hiermee wordt de groepsovereenkomst vastgelegd over hoe ze willen samenwerken en helpt het problemen voorkomen. Voorbeelden van spelregels zijn: geen gsm's of pagers (of zet ze op stil / trillen), keer op keer terug van pauze, iedereen neemt deel, onderbreek niet, toon respect voor andere deelnemers en focus op het agendapunt. Er zijn veel andere basisregels die kunnen worden gebruikt en het is vaak nuttig voor groepen om samen aan het begin van een vergadering basisregels te bepalen.

Groepsbeslissingen nemen

Er zijn veel methoden beschikbaar om groepen te helpen bij het gezamenlijk nemen van beslissingen. De meest gebruikte zijn brainstormen gevolgd door clusteren en stemmen; consensus besluitvorming; overleg; en prioriteiten stellen. Zie de leidraad Zes besluitvormingsopties voor informatie over het bepalen van het juiste proces voor hulpgroepen bij besluitvorming in samenwerkingsverband (pdf, 33k). Zien Faciliteringstechnieken voor aanvullende methoden om groepen te helpen bij het realiseren van vergaderdoelen.

Deelnemersfeedback krijgen

Om toekomstige vergaderingen productiever te maken, is het nuttig om evaluatiegegevens van deelnemers aan de vergadering te verzamelen (bijvoorbeeld met behulp van een evaluatie formulier). Er zijn veel methoden om een ​​vergadering te evalueren; bijvoorbeeld, a "Plus / Delta" -methode omvat het vragen van deelnemers om positieve opmerkingen te maken over de bijeenkomst (pluspunten) en opmerkingen over wijzigingen die kunnen worden aangebracht om de vergaderingen in de toekomst te verbeteren (delta's).

Navigeren in ruwe zee uittreksels zijn afkomstig van NOAA-trainingsmaterialen die worden gebruikt in hun plannings- en faciliterende samenwerkingsbijeenkomsten