Kufanya Mikutano inayofaa

Picha © TNC

Kwa mkutano wa kuwa na matokeo ni muhimu kwa mwezeshaji kwa:

  • Weka matarajio ya wazi
  • Dhibiti muda
  • Panga maamuzi ya kikundi cha ushirikiano wa ufanisi
  • Pata maoni ya washiriki
ishara ya kuvunja-nje

Picha © Stephanie Wear / TNC

Kuweka Matarajio

Hatua muhimu za kuweka matarajio ya mkutano wazi ni pamoja na kutambua:

  • Malengo maalum ya kupatikana katika mkutano
  • Majukumu ya washiriki, wote kabla na wakati wa mkutano
  • Kuweka matarajio halisi kwa muda unaopatikana
  • Kuwasiliana wazi na washiriki kujiandaa kwa ajili ya mkutano

Pia ni muhimu kufafanua jinsi maingizo yatakusanywa na kutumika-kabla, wakati na baada ya mkutano. Kwa mfano, kutakuwa na ripoti ya mwisho au mkutano au tukio la kufuatilia? Washiriki wanapaswa kujua kama maamuzi yaliyofikiwa kwenye mkutano itakuwa ya mwisho au ikiwa pembejeo yao itachukuliwa kama mapendekezo tu.

Usimamizi wa Muda

Kusimamia muda ufanisi huanza na kugawa mipaka wakati kwa kila mada au shughuli katika ajenda. Ni muhimu sana kufanya mazoezi ya shughuli au mawasilisho kabla ya mkutano (wakati inawezekana) kupima mawazo ya wakati. Hakikisha kufundisha wasemaji wote kwa muda wao wa ugawaji na kusisitiza haja ya kukaa kwa wakati.

Ni vyema kuteua mda wa muda na mamlaka ya kuacha watu, kwa onyo, wakati wao ulipokuwa juu, pamoja na kutoa saa inayoonekana kwenye chumba. Wakati wa kusimamia muda, mwendeshaji mwenye ujuzi mara nyingi huona kuwa ni muhimu kuwa rahisi. Wakati wa mikutano, mwendeshaji anaweza kuhitaji kurekebisha ajenda ili kufikia malengo ya mkutano. Hii ni pamoja na kuamua ni vitu gani vya ajenda vinaweza kuchelewa au kushughulikiwa katika muundo mwingine (kwa mfano, kupelekwa kwa washiriki wa washiriki, au kwa mshiriki mmoja kwa utafiti zaidi au uamuzi).

Ikiwa mjadala wa kikundi unachukua muda mrefu zaidi kuliko muda uliopangwa, na kuna wasiwasi kuhusu kutofunika vitu vyote katika ajenda, mbinu nzuri ni kuchunguza vitu muhimu vya ajenda na kikundi na kuwauliza jinsi wanataka kutumia muda wao uliobaki. Mara nyingi husaidia kila mtu kurudi kwenye track.

Kuanzisha Kanuni za Ground

Kuanzisha 'sheria za chini' ni chombo kingine muhimu cha kuendesha mikutano inayofaa. Ingawa sheria nyingi za ardhi ni akili ya kawaida, ni muhimu kuteka wasiwasi wa washiriki wao mwanzoni mwa mkutano. Hii huanzisha makubaliano ya kikundi kuhusu jinsi wanataka kufanya kazi pamoja na husaidia kuzuia matatizo. Mifano ya sheria za chini ni pamoja na: hakuna simu za mkononi au pagers (au kuweka kwenye kimya / vibrate), kurudi kwa muda kutoka kwa mapumziko, kila mtu hushiriki, bila kuingilia kati, kuonyesha kuheshimiwa kwa washiriki wengine, na kuzingatia kitu cha ajenda kilicho mkononi. Kuna sheria nyingine nyingi ambazo zinaweza kutumika na mara nyingi husaidia kwa makundi kuamua sheria za chini pamoja mwanzoni mwa mkutano.

Kufanya Maamuzi ya Kundi

Kuna njia nyingi zinazoweza kusaidia misaada katika kufanya maamuzi kwa kushirikiana. Matumizi ya kawaida yanajumuisha kutafakari kufuatiwa na kuunganisha na kupiga kura; maamuzi ya uamuzi; kushauriana; na kipaumbele. Kwa habari juu ya kuamua mchakato unaofaa kusaidia misaada katika uamuzi wa ushirikiano, angalia hati ya uongozi chaguzi sita za kufanya maamuzi (pdf, 33k). Angalia Mbinu za Uwezeshaji kwa njia za ziada kusaidia vikundi kufikia malengo ya mkutano.

Kupata Maoni ya Mshiriki

Ili kufanya mikutano ya baadaye iweze kuzaa zaidi, ni muhimu kukusanya habari za tathmini kutoka kwa washiriki wa mkutano (kwa mfano, kutumia fomu ya tathmini). Kuna njia nyingi za kutathmini mkutano; kwa mfano, a "Plus / Delta" njia inajumuisha kuwauliza washiriki kufanya maoni mazuri juu ya mkutano (pamoja na maoni) kuhusu mabadiliko ambayo yanaweza kufanywa ili kuboresha mikutano baadaye (deltas).

Inasafiri katika bahari mbaya vidokezo vinachukuliwa kutoka kwa vifaa vya mafunzo vya NOAA vinazotumiwa katika Mipango yao ya Kuandaa na Kuwezesha Mikutano