ผู้จัดการและผู้ปฏิบัติแนวปะการังจำนวนมากเข้าร่วมและนำการประชุมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันหรือรายสัปดาห์ ผู้จัดการส่วนใหญ่ต้องการทักษะการอำนวยความสะดวกที่ดีเพื่อให้มีประสิทธิภาพเนื่องจากพวกเขามักจะแนะนำกระบวนการตัดสินใจร่วมกันเพื่อการจัดการทรัพยากรและแสวงหาข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย

ผู้อำนวยความสะดวกสนับสนุนกระบวนการประชุมโดยทำให้กลุ่มติดตามเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เป็นการดีที่ผู้อำนวยความสะดวกจะเป็นกลางต่อผลลัพธ์ของการประชุม อ้าง หน้าที่ของผู้อำนวยความสะดวกคือการมุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ (การประชุมพลวัต) ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมให้ความสำคัญกับเนื้อหาหรือเนื้อหาของการทำงานร่วมกัน

ผู้จัดการแนวปะการังมักจะจัดการประชุมหรือเวิร์คช็อปเพื่อ:

• แก้ปัญหา
• ระบุลำดับความสำคัญที่ใช้ร่วมกัน
• พัฒนาหรือปรับปรุงแผนการจัดการ
• สร้างการบายอิน
• ตัดสินใจ
• แชร์ข้อมูล
• วางแผนงาน
• เรียนรู้จากกันและกัน

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือการรวบรวมผู้เชี่ยวชาญหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าด้วยกันในห้องเดียวกันจะสร้างผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้โดยอัตโนมัติ นี่ไม่ใช่กรณี การประชุมหรือการฝึกอบรมส่วนใหญ่ต้องการการอำนวยความสะดวกเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ การประชุมที่อำนวยความสะดวกอย่างดีนั้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่า

วิธีการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

อาจทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อวางแผนการประชุมหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีประสิทธิผล สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมในแต่ละขั้นตอนโปรดดูที่การแนะนำการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ (รูปแบบไฟล์ PDF, 135k)

1. กำหนดวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ในการประชุม - ถามว่าเหตุใดเราจึงมีการประชุมนี้
2. สร้างรายชื่อผู้เข้าร่วม - เพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จอย่างแท้จริงผู้คนที่เหมาะสมต้องเข้าร่วม
3. กำหนดบทบาท - กำหนดบทบาทที่ผู้คนจะเล่นในที่ประชุม
4. พัฒนาวาระ - ระเบียบวาระการประชุมให้กรอบการมุ่งเน้นสำหรับการประชุมวางงานในลำดับตรรกะและกรอบเวลาและเสนอโครงร่างสำหรับการเขียนสรุปในการสรุปการประชุม
5. ระบุวัสดุพื้นหลัง - ให้ข้อมูลที่จำเป็นในการเข้าร่วมการประชุมอย่างมีความหมาย
6. วางแผนพื้นที่การประชุม - ส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลงการประชุมคือสภาพแวดล้อมการประชุม

การดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพและเทคนิคการอำนวยความสะดวก

การเรียนรู้วิธีการอำนวยความสะดวกให้กับกลุ่มได้รับการฝึกฝนอย่างมีประสิทธิภาพ มันต้องมีความเข้าใจการโต้ตอบของกลุ่มการจัดการเวลาการใช้เทคนิคเพื่อช่วยให้กลุ่มบรรลุวัตถุประสงค์และการแทรกแซงได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อพฤติกรรมของบุคคลรบกวนการประชุม

• การดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิผลรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าความคาดหวังของการประชุมการจัดการเวลาสร้างกฎพื้นฐานและรับข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วม
• เทคนิคการอำนวยความสะดวก ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการอำนวยความสะดวกที่ใช้กันทั่วไปและเคล็ดลับสำหรับอำนวยความสะดวกในการสัมมนาผ่านเว็บและการประชุมทางวิดีโอ