การอำนวยความสะดวก

ภาพถ่าย© TNC

ผู้จัดการและผู้ปฏิบัติแนวปะการังจำนวนมากเข้าร่วมและนำการประชุมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของงานประจำวันหรือรายสัปดาห์ ผู้จัดการส่วนใหญ่ต้องการทักษะการอำนวยความสะดวกที่ดีเพื่อให้มีประสิทธิภาพเนื่องจากพวกเขามักจะแนะนำกระบวนการตัดสินใจร่วมกันเพื่อการจัดการทรัพยากรและแสวงหาข้อมูลจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลาย

ผู้อำนวยความสะดวกสนับสนุนกระบวนการประชุมโดยทำให้กลุ่มติดตามเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ เป็นการดีที่ผู้อำนวยความสะดวกจะเป็นกลางต่อผลลัพธ์ของการประชุม อ้าง หน้าที่ของผู้อำนวยความสะดวกคือการมุ่งเน้นไปที่กระบวนการที่มีประสิทธิภาพ (การประชุมพลวัต) ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมให้ความสำคัญกับเนื้อหาหรือเนื้อหาของการทำงานร่วมกัน

เคล็ดลับการสื่อสาร

เมื่อต้องการความเป็นกลางอย่างสมบูรณ์หรือเมื่อต้องรับมือกับปัญหาที่ถกเถียงกันกลุ่มจะได้รับประโยชน์จากการใช้ผู้อำนวยความสะดวกจากภายนอกองค์กรหรือสำนักงาน ขอแนะนำให้ใช้ผู้อำนวยความสะดวกมืออาชีพเมื่อการประชุมจะมีผู้เข้าร่วมมากกว่า 40 คน

ผู้จัดการแนวปะการังมักจะจัดการประชุมหรือเวิร์คช็อปเพื่อ:

  • แก้ปัญหา
  • ระบุลำดับความสำคัญที่ใช้ร่วมกัน
  • พัฒนาหรือปรับปรุงแผนการจัดการ
  • สร้างการบายอิน
  • ตัดสินใจ
  • แชร์ข้อมูล
  • วางแผนงาน
  • เรียนรู้จากกันและกัน

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือการรวบรวมผู้เชี่ยวชาญหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดเข้าด้วยกันในห้องเดียวกันจะสร้างผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้โดยอัตโนมัติ นี่ไม่ใช่กรณี การประชุมหรือการฝึกอบรมส่วนใหญ่ต้องการการอำนวยความสะดวกเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ การประชุมที่อำนวยความสะดวกอย่างดีนั้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่า

วิธีการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

อาจทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อวางแผนการประชุมหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการที่มีประสิทธิผล สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติมในแต่ละขั้นตอนโปรดดูที่การแนะนำการวางแผนการประชุมที่มีประสิทธิภาพหรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ (รูปแบบไฟล์ PDF, 135k)

  1. กำหนดวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ของการประชุม - ถามว่าเหตุใดเราจึงมีการประชุมนี้
  2. สร้างรายชื่อผู้เข้าร่วม - เพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จอย่างแท้จริงผู้คนที่เหมาะสมต้องเข้าร่วม
  3. สร้างบทบาท - กำหนดบทบาทที่ผู้คนจะเล่นในที่ประชุม
  4. พัฒนาวาระการประชุม - ระเบียบวาระการประชุมให้กรอบการมุ่งเน้นสำหรับการประชุมวางงานในลำดับตรรกะและกรอบเวลาและเสนอโครงร่างสำหรับการเขียนสรุปในการสรุปการประชุม
  5. ระบุวัสดุพื้นหลัง - ให้ข้อมูลที่จำเป็นในการเข้าร่วมการประชุมอย่างมีความหมาย
  6. วางแผนพื้นที่การประชุม - ส่วนสำคัญของการเปลี่ยนแปลงการประชุมคือสภาพแวดล้อมการประชุม

การดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพและเทคนิคการอำนวยความสะดวก

การเรียนรู้วิธีการอำนวยความสะดวกให้กับกลุ่มได้รับการฝึกฝนอย่างมีประสิทธิภาพ มันต้องมีความเข้าใจการโต้ตอบของกลุ่มการจัดการเวลาการใช้เทคนิคเพื่อช่วยให้กลุ่มบรรลุวัตถุประสงค์และการแทรกแซงได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อพฤติกรรมของบุคคลรบกวนการประชุม

  • การดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิผลรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับการตั้งค่าความคาดหวังของการประชุมการจัดการเวลาสร้างกฎพื้นฐานและรับข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วม
  • เทคนิคการอำนวยความสะดวก ให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับวิธีการอำนวยความสะดวกที่ใช้กันทั่วไปและเคล็ดลับสำหรับอำนวยความสะดวกในการสัมมนาผ่านเว็บและการประชุมทางวิดีโอ