การดำเนินการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิผลสิ่งสำคัญสำหรับผู้ดำเนินการคือ:

• กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน
• จัดการเวลา
• เป็นผู้นำการตัดสินใจร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
• รับข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วม

ภาพถ่าย© Stephanie Wear / TNC

การตั้งค่าความคาดหวัง

ขั้นตอนสำคัญในการตั้งค่าความคาดหวังของการประชุมที่ชัดเจน ได้แก่ การระบุ:

• วัตถุประสงค์เฉพาะที่จะบรรลุในที่ประชุม
• บทบาทผู้เข้าร่วมทั้งก่อนและระหว่างการประชุม
• การตั้งค่าความคาดหวังที่สมจริงสำหรับเวลาที่มี
• สื่อสารอย่างชัดเจนกับผู้เข้าร่วมเพื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุม

สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายว่าจะรวบรวมและใช้ข้อมูลนำเข้าอย่างไรก่อนระหว่างและหลังการประชุม ตัวอย่างเช่นจะมีรายงานขั้นสุดท้ายหรือการประชุมติดตามหรือกิจกรรม ผู้เข้าร่วมควรทราบว่าการตัดสินใจที่เกิดขึ้นในที่ประชุมจะถือเป็นที่สิ้นสุดหรือหากข้อมูลของพวกเขาจะถูกนำไปใช้เป็นข้อเสนอแนะเท่านั้น

ผู้จัดการเวลา

การจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการกำหนดเวลาให้กับแต่ละหัวข้อหรือกิจกรรมในวาระการประชุม เป็นประโยชน์อย่างมากในการฝึกกิจกรรมหรือการนำเสนอก่อนการประชุม (เมื่อทำได้) เพื่อทดสอบสมมติฐานเวลา ให้แน่ใจว่าได้โค้ชโค้ชผู้นำเสนอทั้งหมดในการจัดสรรเวลาของพวกเขาและเน้นความจำเป็นในการอยู่ตรงเวลา

มันจะมีประโยชน์ในการแต่งตั้งผู้จับเวลาด้วยอำนาจที่จะหยุดคนพร้อมเตือนเมื่อเวลาของพวกเขาขึ้นพร้อมกับการให้นาฬิกาที่มองเห็นได้ในห้อง เมื่อจัดการเวลาเจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวกที่มีประสบการณ์มักจะพบว่ามีประโยชน์ในการยืดหยุ่น ในระหว่างการประชุมผู้ดำเนินการอาจจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนระเบียบวาระเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม ซึ่งรวมถึงการพิจารณาว่ารายการวาระใดที่อาจล่าช้าหรือแก้ไขในรูปแบบอื่น (ตัวอย่างเช่นมอบหมายให้กลุ่มย่อยของผู้เข้าร่วมหรือผู้เข้าร่วมคนเดียวสำหรับการวิจัยหรือการตัดสินใจเพิ่มเติม)

หากการอภิปรายกลุ่มใช้เวลานานกว่าที่กำหนดและมีความกังวลเกี่ยวกับการไม่ครอบคลุมรายการทั้งหมดในวาระการประชุมกลยุทธ์ที่ดีคือการทบทวนรายการวาระสำคัญกับกลุ่มและถามพวกเขาว่าพวกเขาต้องการใช้เวลาที่เหลืออย่างไร สิ่งนี้มักจะช่วยให้ทุกคนกลับมาติดตามอีกครั้ง

การสร้างกฎพื้นฐาน

การสร้าง 'กฎพื้นฐาน' เป็นเครื่องมือสำคัญอีกอย่างหนึ่งสำหรับการเรียกประชุมที่มีประสิทธิภาพ แม้ว่ากฎพื้นฐานส่วนใหญ่จะเป็นสามัญสำนึก แต่ก็มีประโยชน์ในการดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วมเมื่อเริ่มการประชุม สิ่งนี้สร้างข้อตกลงกลุ่มว่าพวกเขาต้องการทำงานร่วมกันอย่างไรและช่วยป้องกันปัญหา ตัวอย่างของกฎพื้นฐาน ได้แก่ : ไม่มีโทรศัพท์มือถือหรือวิทยุติดตามตัว (หรือทำให้เงียบ / สั่น) กลับมาตรงเวลาจากการหยุดพักทุกคนมีส่วนร่วมไม่มีการขัดจังหวะแสดงความเคารพต่อผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ มีกฎพื้นฐานอื่น ๆ อีกมากมายที่สามารถใช้ได้และมักจะเป็นประโยชน์สำหรับกลุ่มในการตัดสินใจเกี่ยวกับกฎพื้นฐานร่วมกันในตอนเริ่มต้นของการประชุม

การตัดสินใจกลุ่ม

มีวิธีการมากมายที่จะช่วยกลุ่มในการตัดสินใจร่วมกัน ที่ใช้กันมากที่สุด ได้แก่ การระดมสมองตามด้วยการรวมกลุ่มและการลงคะแนน การตัดสินใจฉันทามติ การปรึกษาหารือ; และการจัดลำดับความสำคัญ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการกำหนดกระบวนการที่เหมาะสมเพื่อช่วยเหลือกลุ่มในการตัดสินใจร่วมกันดูเอกสารแนวทางการตัดสินใจเลือกในการตัดสินใจหกประการ (รูปแบบไฟล์ PDF, 33k) ดู เทคนิคการอำนวยความสะดวก สำหรับวิธีการเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้กลุ่มบรรลุวัตถุประสงค์การประชุม

รับข้อเสนอแนะของผู้เข้าร่วม

เพื่อให้การประชุมในอนาคตมีประสิทธิผลมากขึ้นจะเป็นประโยชน์ในการรวบรวมข้อมูลการประเมินจากผู้เข้าร่วมประชุม (เช่นใช้ แบบฟอร์มประเมินผล) มีวิธีการมากมายสำหรับการประเมินการประชุม ตัวอย่างเช่น วิธีการ“ บวก / เดลต้า” รวมถึงการขอให้ผู้เข้าร่วมแสดงความคิดเห็นในเชิงบวกเกี่ยวกับการประชุม (plusses) และความคิดเห็นเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่สามารถทำเพื่อปรับปรุงการประชุมในอนาคต (deltas)

การนำทางในทะเลหลวง ข้อความที่ตัดตอนมานำมาจากเอกสารการฝึกอบรมของ NOAA ที่ใช้ในการวางแผนและการอำนวยความสะดวกในการประชุมร่วมกัน