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照片©TNC

許多珊瑚礁管理者和從業者參加並領導會議,作為他們每日或每週任務的一部分。 大多數管理人員需要良好的促進技能才能有效,因為他們經常指導資源管理的協作決策過程,並尋求各種利益相關者的意見。

協調人通過使小組保持正軌以產生預期目標來支持會議過程。 理想情況下,協調人對會議結果持中立態度。 文獻 協調人的工作是關注有效的流程(會議動態),讓參與者能夠集中關注他們的工作內容或實質。

溝通提示

當需要完全中立或處理有爭議的問題時,該小組將通過在組織或辦公室外使用協調人而受益。 當會議的參與者超過40時,強烈建議使用專業的協調人。

珊瑚礁管理人員經常舉辦會議或研討會:

  • 解決問題
  • 確定共同的優先事項
  • 制定或更新管理計劃
  • 創造買入
  • 做決定
  • 分享資訊
  • 計劃工作
  • 互相學習

一個常見的誤解是,將所有專家或利益相關者聚集在同一個房間將自動產生預期的結果。 通常情況並非如此。 大多數會議或研討會都需要促進以取得理想的結果。 一次精心安排的會議既更有效又更有效。

如何規劃有效會議

可以遵循以下步驟來規劃富有成效的會議或研討會。 有關每個步驟的更多詳細信息,請參閱規劃生產性會議或研討會簡介(PDF格式,135k)。

  1. 定義會議目的和目標 - 問,我們為什麼要參加這次會議?
  2. 創建參與者列表 - 要使會議真正成功,合適的人才需要參與。
  3. 建立角色 - 確定人們在會議中扮演的角色。
  4. 制定議程 - 議程為會議提供了重點框架,將任務按邏輯順序和時間表排列,並提供了在會議結束時撰寫摘要的大綱。
  5. 識別背景材料 - 向參與者提供有意義地參與會議所需的信息。
  6. 規劃會議空間 - 會議動態的一個重要部分是會議環境。

執行有效的會議和促進技術

學習如何有效地促進團體實踐。 它需要了解小組互動,管理時間,使用技術幫助小組實現目標,並在個人行為破壞會議時有效干預。

  • 執行有效會議 提供有關如何召開富有成效會議的指導,包括設置會議期望,管理時間,制定基本規則和獲取參與者反饋的詳細信息。
  • 促進技術 提供有關常用促進方法的詳細信息以及促進網絡研討會和視頻會議的提示。