執行有效會議

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為了使會議富有成效,協調人必須:

  • 設定明確的期望
  • 管理時間
  • 領導有效的協作小組決策
  • 獲取參與者反饋
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設定期望

設定明確會議期望的關鍵步驟包括確定:

  • 在會議上要實現的具體目標
  • 會議前和會議期間的參與者角色
  • 為可用時間設定切合實際的期望
  • 與參與者明確溝通,為會議做準備

在會議之前,期間和之後解釋如何收集和使用輸入也很重要。 例如,是否會有最終報告或後續會議或活動? 參與者應該知道會議上達成的決定是否是最終決定,或者他們的意見是否僅作為建議。

管理時間

有效地管理時間始於為議程上的每個主題或活動分配時間限制。 在會議之前(如果可能)練習活動或演示以測試時間假設是非常有幫助的。 務必指導所有演示者的時間分配,並強調需要按時完成。

指定一名具有權限的計時員有助於阻止他人,並在他們的時間到來時發出警告,並在房間內提供可見的時鐘。 在管理時間時,經驗豐富的輔導員經常發現靈活有用。 在會議期間,協調人可能需要修改議程以實現會議目標。 這包括確定哪些議程項目可以以替代格式延遲或解決(例如,委託給參與者的子組,或者單個參與者進行進一步的研究或決策)。

如果小組討論花費的時間超過規定的時間,並且有人擔心不能涵蓋議程中的所有項目,那麼一個好的策略是與小組一起審查關鍵議程項目並詢問他們如何使用他們的剩餘時間。 這通常可以幫助每個人重回正軌。

建立基本規則

建立“基本規則”是運行有效會議的另一個關鍵工具。 儘管大多數基本規則都是常識,但在會議開始時吸引參與者對它們的關注是有用的。 這就他們希望如何合作並幫助預防問題建立了集體協議。 基本規則的示例包括:沒有手機或尋呼機(或將它們置於靜音/振動狀態),從休息時間準時返回,每個人都參與,不打斷,表現出對其他參與者的尊重,並專注於手頭的議程項目。 還有許多其他基本規則可供使用,通常有助於小組在會議開始時一起決定基本規則。

做出集體決策

有許多方法可以幫助小組協同製定決策。 最常用的包括頭腦風暴,然後進行聚類和投票; 共識決策; 諮詢; 和優先次序。 有關確定協作決策制定的適當流程的信息,請參閱指導文件六決策選項(PDF格式,33k)。 看到 促進技術 用於幫助團隊實現會議目標的其他方法。

獲得參與者反饋

為了使未來的會議更有成效,從會議參與者那裡收集評估信息是有幫助的(例如,使用 評估表)。 評估會議的方法有很多種; 例如,a “Plus / Delta”方法 包括要求參與者對會議(加分)做出積極評價,並對可能在未來改進會議(增量)方面做出的改變發表意見。

在洶湧的大海中航行 摘錄摘自NOAA在其規劃和促進合作會議中使用的培訓材料