تنفيذ الاجتماعات الفعالة
لكي يكون الاجتماع مثمرًا ، من المهم للميسِّر:
- وضع توقعات واضحة
- إدارة الوقت
- قيادة عملية صنع القرار الجماعي الفعالة
- الحصول على تعليقات المشاركين
الصورة © Stephanie Wear / TNC
وضع التوقعات
تشمل الخطوات الأساسية لتحديد توقعات اجتماع واضحة تحديد:
- أهداف محددة يتعين تحقيقها في الاجتماع
- أدوار المشاركين ، قبل وأثناء الاجتماع
- وضع توقعات واقعية للوقت المتاح
- التواصل بوضوح مع المشاركين للتحضير للاجتماع
من المهم أيضًا شرح كيفية جمع المدخلات واستخدامها - قبل الاجتماع وأثناءه وبعده. على سبيل المثال ، هل سيكون هناك تقرير نهائي أو اجتماع متابعة أو حدث؟ يجب على المشاركين معرفة ما إذا كانت القرارات التي تم التوصل إليها في الاجتماع ستكون نهائية أو ما إذا كانت مدخلاتهم سيتم اتخاذها كتوصية فقط.
إدارة الوقت
تبدأ إدارة الوقت بفعالية بتعيين حدود زمنية لكل موضوع أو نشاط على جدول الأعمال. من المفيد جدًا ممارسة الأنشطة أو العروض التقديمية قبل الاجتماع (عند الإمكان) لاختبار افتراضات الوقت. تأكد من تدريب جميع مقدمي العروض على تخصيصات وقتهم والتأكيد على ضرورة البقاء في الوقت المحدد.
من المفيد تعيين حارس الوقت مع سلطة منع الأشخاص ، مع التحذير ، عندما يحين وقتهم ، إلى جانب توفير ساعة مرئية في الغرفة. عند إدارة الوقت ، غالباً ما يجد الميسر المتمرس أنه من المفيد أن يكون مرناً. خلال الاجتماعات ، قد يحتاج الميسر إلى تعديل جدول الأعمال لتحقيق أهداف الاجتماع. يتضمن ذلك تحديد بنود جدول الأعمال التي قد يتم تأخيرها أو معالجتها بتنسيق بديل (على سبيل المثال ، يتم تفويضها إلى مجموعة فرعية من المشاركين ، أو إلى مشارك واحد لإجراء مزيد من البحث أو اتخاذ قرار).
إذا كانت مناقشة المجموعة تستغرق وقتًا أطول من الوقت المخصص ، وكانت هناك مخاوف بشأن عدم تغطية جميع العناصر الموجودة في جدول الأعمال ، فتكتيك جيد يتمثل في مراجعة بنود جدول الأعمال الرئيسية مع المجموعة وتسألهم كيف يريدون استخدام الوقت المتبقي. هذا غالبا ما يساعد الجميع على العودة إلى المسار الصحيح.
وضع القواعد الأساسية
يعد إنشاء "قواعد أساسية" أداة رئيسية أخرى لإدارة الاجتماعات الفعالة. على الرغم من أن معظم القواعد الأساسية منطقية ، إلا أنه من المفيد جذب انتباه المشاركين إليها في بداية الاجتماع. هذا يؤسس اتفاق المجموعة حول كيفية عملهم معًا ويساعد على منع المشاكل. تشمل الأمثلة على القواعد الأساسية: عدم وجود هواتف محمولة أو أجهزة الاستدعاء (أو وضعها في صمت / اهتزاز) ، والعودة في الوقت المحدد من فترات الاستراحة ، والمشاركة ، وعدم المقاطعة ، وإظهار الاحترام للمشاركين الآخرين ، والتركيز على بند جدول الأعمال قيد البحث. هناك العديد من القواعد الأساسية الأخرى التي يمكن استخدامها وغالبًا ما يكون مفيدًا للمجموعات أن تقرر القواعد الأساسية معًا في بداية الاجتماع.
اتخاذ القرارات الجماعية
هناك العديد من الطرق المتاحة لمساعدة المجموعات في اتخاذ القرارات بشكل تعاوني. الأكثر استخداما تشمل العصف الذهني يليه التجمع والتصويت. صنع القرار بالإجماع التشاور؛ وتحديد الأولويات. للحصول على معلومات حول تحديد العملية المناسبة لمساعدة المجموعات في اتخاذ القرارات التعاونية ، انظر وثيقة التوجيه ستة خيارات لاتخاذ القرار (pdf، 33k). نرى تقنيات التيسير للحصول على طرق إضافية لمساعدة المجموعات على تحقيق أهداف الاجتماع.
الحصول على ملاحظات المشاركين
لجعل الاجتماعات المستقبلية أكثر إنتاجية ، من المفيد جمع معلومات التقييم من المشاركين في الاجتماع (على سبيل المثال ، استخدام استمارة تقييم). هناك العديد من الطرق لتقييم الاجتماع ؛ على سبيل المثال ، طريقة "بلس / دلتا" يتضمن مطالبة المشاركين بإبداء تعليقات إيجابية حول الاجتماع (plusses) وتعليقات على التغييرات التي يمكن إجراؤها لتحسين الاجتماعات في المستقبل (deltas).
التنقل في البحار القاسية مقتطفات مأخوذة من مواد التدريب NOAA المستخدمة في التخطيط وتيسير الاجتماعات التعاونية