Effektive Meetings durchführen

Für ein produktives Meeting ist es für den Moderator wichtig:

• Setzen Sie klare Erwartungen
• Zeit verwalten
• Führen Sie effektive Entscheidungen in der gemeinschaftlichen Gruppe
• Holen Sie sich das Feedback Ihrer Teilnehmer

Foto © Stephanie Wear / TNC

Erwartungen einstellen

Zu den wichtigsten Schritten für das Festlegen eindeutiger Erwartungen für das Treffen gehören:

• Spezifische Ziele, die auf dem Treffen erreicht werden sollen
• Teilnehmerrollen vor und während des Meetings
• Setzen Sie realistische Erwartungen für die zur Verfügung stehende Zeit
• Kommunizieren Sie klar mit den Teilnehmern, um sich auf das Meeting vorzubereiten

Es ist auch wichtig zu erklären, wie Input vor und während und nach dem Meeting gesammelt und verwendet wird. Wird es beispielsweise einen Abschlussbericht oder ein Folgetreffen oder eine Veranstaltung geben? Die Teilnehmer sollten wissen, ob die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen endgültig sind oder ob ihre Beiträge nur als Empfehlung gedacht sind.

Zeit managen

Das Zeitmanagement beginnt effektiv mit der Zuweisung von Zeitgrenzen für jedes Thema oder jede Aktivität auf der Tagesordnung. Es ist sehr hilfreich, Aktivitäten oder Präsentationen vor dem Meeting zu üben (wenn möglich), um die Zeitannahmen zu testen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Referenten bei der Zeitplanung betreuen und betonen, dass Sie pünktlich bleiben müssen.

Es ist hilfreich, einen Zeitnehmer mit der Autorität zu beauftragen, Personen mit Warnung zu stoppen, wenn ihre Zeit abgelaufen ist, sowie eine sichtbare Uhr im Raum bereitzustellen. Ein erfahrener Moderator hält es oft für sinnvoll, flexibel zu sein, wenn er die Zeit verwaltet. Während der Besprechungen muss der Moderator möglicherweise die Tagesordnung ändern, um die Besprechungsziele zu erreichen. Dies umfasst die Festlegung, welche Tagesordnungspunkte möglicherweise verzögert oder in einem alternativen Format angesprochen werden (z. B. an eine Untergruppe von Teilnehmern oder an einen einzelnen Teilnehmer zur weiteren Recherche oder Entscheidung delegiert).

Wenn die Gruppendiskussion länger dauert als vorgesehen, und es gibt Bedenken, dass nicht alle Punkte der Tagesordnung abgedeckt werden, besteht eine gute Taktik darin, die wichtigsten Tagesordnungspunkte mit der Gruppe zu überprüfen und sie zu fragen, wie sie ihre verbleibende Zeit nutzen möchten. Dies hilft oft, wieder auf den richtigen Weg zu kommen.

Grundregeln festlegen

Die Festlegung von „Grundregeln“ ist ein weiteres Schlüsselinstrument für die Durchführung effektiver Meetings. Obwohl die meisten Grundregeln vernünftig sind, ist es nützlich, die Teilnehmer zu Beginn eines Meetings darauf aufmerksam zu machen. Dadurch wird die Gruppenvereinbarung darüber festgelegt, wie sie zusammenarbeiten möchten, und hilft, Probleme zu vermeiden. Beispiele für Grundregeln sind: Keine Mobiltelefone oder Pager (oder stummschalten / vibrieren), pünktliche Rückkehr von den Pausen, jeder nimmt teil, keine Unterbrechung, Respekt für die anderen Teilnehmer und konzentriert sich auf den vorliegenden Tagesordnungspunkt. Es gibt viele andere Grundregeln, die verwendet werden können, und es ist oft hilfreich, wenn Gruppen zu Beginn einer Besprechung gemeinsam über Grundregeln entscheiden.

Gruppenentscheidungen treffen

Es gibt viele Methoden, um Gruppen dabei zu unterstützen, Entscheidungen gemeinsam zu treffen. Am häufigsten wird Brainstorming gefolgt von Clustering und Voting verwendet. Konsensentscheidung; Beratung; und Priorisierung. Informationen zur Festlegung des geeigneten Prozesses zur Unterstützung von Gruppen bei der kollaborativen Entscheidungsfindung finden Sie im Leitfaden Sechs Entscheidungsoptionen (pdf33k). Sehen Erleichterungstechniken für zusätzliche Methoden, um Gruppen dabei zu unterstützen, Ziele zu erreichen.

Teilnehmer-Feedback erhalten

Um zukünftige Besprechungen produktiver zu gestalten, ist es hilfreich, Bewertungsinformationen von Besprechungsteilnehmern zu sammeln (z. B. mithilfe von Bewertungsbogen). Es gibt viele Methoden, um eine Besprechung auszuwerten. zum Beispiel a "Plus / Delta" -Methode umfasst die Aufforderung an die Teilnehmer, positive Kommentare zu dem Meeting zu hinterlassen (Zusätze) und Kommentare zu Änderungen, die zur Verbesserung der zukünftigen Meetings (Deltas) vorgenommen werden könnten.

In rauer See navigieren Auszüge stammen aus NOAA-Schulungsmaterialien, die in ihren Planungs- und Moderationstreffen verwendet werden