La facilitation
De nombreux gestionnaires et praticiens des récifs coralliens assistent et dirigent des réunions dans le cadre de leurs tâches quotidiennes ou hebdomadaires. La plupart des gestionnaires ont besoin de bonnes compétences en facilitation pour être efficaces, car ils orientent souvent les processus de prise de décision en collaboration pour la gestion des ressources et sollicitent les commentaires de divers intervenants.
Un animateur soutient le processus de réunion en gardant le groupe sur la bonne voie pour atteindre les objectifs souhaités. Idéalement, un facilitateur est neutre vis-à-vis du résultat de la réunion. ref Le travail de l'animateur consiste à mettre l'accent sur des processus efficaces (dynamique de la réunion), permettant aux participants de se concentrer sur le contenu ou la substance de leur travail.
Conseil de communication
Lorsqu'une neutralité complète est requise ou lorsqu'il s'agit de questions litigieuses, le groupe aura avantage à faire appel à un facilitateur extérieur à l'organisation ou au bureau. Le recours à un animateur professionnel est vivement recommandé si la réunion compte plus de participants 40.
Les gestionnaires de récifs coralliens organisent souvent des réunions ou des ateliers pour:
- Résoudre des problèmes
- Identifier les priorités partagées
- Développer ou mettre à jour des plans de gestion
- Créer un buy-in
- Prendre des décisions
- Partager l'information
- Planifier le travail
- Apprendre les uns des autres
Une idée fausse répandue est que le fait de réunir tous les experts ou parties prenantes dans la même pièce produira automatiquement les résultats escomptés. Ce n'est souvent pas le cas. La plupart des réunions ou des ateliers nécessitent une facilitation pour atteindre les résultats souhaités. Une réunion bien animée est à la fois plus efficace et plus efficace.
Comment planifier des réunions efficaces
Les étapes suivantes peuvent être suivies pour planifier une réunion ou un atelier productif. Pour plus de détails sur chaque étape, voir Introduction à la planification d’une réunion ou d’un atelier productif (pdf, 135k).
- Définir le but et les objectifs de la réunion - Demandez, pourquoi avons-nous cette réunion?
- Créer une liste de participants - Pour qu'une réunion soit vraiment réussie, les bonnes personnes doivent participer.
- Établir les rôles - Déterminez les rôles que les personnes joueront lors de la réunion.
- Développer l'ordre du jour - L'ordre du jour fournit le cadre de référence pour la réunion, place les tâches dans un ordre et un calendrier logiques et offre un plan pour la rédaction du résumé à la fin de la réunion.
- Identifier les documents de référence - Fournissez aux participants les informations nécessaires pour participer de manière significative à la réunion.
- Planifier l'espace de réunion - Une partie importante de la dynamique de réunion est l'environnement de réunion.
Exécution de techniques de réunion et de facilitation efficaces
Apprendre à animer des groupes nécessite de la pratique. Cela nécessite de comprendre les interactions de groupe, de gérer le temps, d'utiliser des techniques pour aider les groupes à atteindre leurs objectifs et d'intervenir efficacement lorsque le comportement d'une personne perturbe la réunion.
- Organiser des réunions efficaces fournit des conseils sur la manière de mener une réunion productive, y compris des détails sur la définition des attentes de la réunion, la gestion du temps, l'établissement de règles de base et l'obtention des commentaires des participants.
- Techniques de facilitation fournit des informations détaillées sur les méthodes de facilitation couramment utilisées et des conseils pour animer des webinaires et des vidéoconférences.