Organiser des réunions efficaces

Pour qu'une réunion soit productive, il est important que l'animateur:

• Définir des attentes claires
• Organiser le temps
• Diriger une prise de décision en groupe efficace
• Obtenir les commentaires des participants

Photo © Stephanie Wear / TNC

Fixer des attentes

Les principales étapes pour définir clairement les attentes en matière de réunion comprennent les éléments suivants:

• Objectifs spécifiques à atteindre lors de la réunion
• Rôles des participants, avant et pendant la réunion
• Fixer des attentes réalistes pour le temps disponible
• Communiquer clairement avec les participants pour préparer la réunion

Il est également important d’expliquer comment les informations recueillies seront utilisées et utilisées avant, pendant et après la réunion. Par exemple, y aura-t-il un rapport final ou une réunion ou un événement de suivi? Les participants doivent savoir si les décisions prises lors de la réunion seront finales ou si leur contribution sera uniquement considérée comme une recommandation.

Gérer son temps

La gestion efficace du temps commence par l’attribution de limites de temps à chaque sujet ou activité de l’ordre du jour. Il est très utile de pratiquer des activités ou des présentations avant la réunion (lorsque cela est possible) pour tester les hypothèses de temps. Assurez-vous d’encadrer tous les présentateurs quant à leur temps et d’insister sur la nécessité de rester à l’heure.

Il est utile de désigner un chronométreur ayant le pouvoir d'arrêter les personnes, avec un avertissement lorsque leur temps est écoulé, et de prévoir une horloge visible dans la salle. Lors de la gestion du temps, un animateur expérimenté trouve souvent utile d'être flexible. Lors des réunions, le facilitateur peut avoir besoin de modifier l’ordre du jour pour atteindre les objectifs de la réunion. Cela comprend la détermination des points de l’ordre du jour qui peuvent être différés ou traités dans un autre format (par exemple, délégués à un sous-groupe de participants ou à un seul participant pour des recherches ou une décision plus poussées).

Si la discussion de groupe prend plus de temps que prévu et que l'on s'inquiète de ne pas couvrir tous les points de l'ordre du jour, une bonne tactique consiste à examiner les points clés de l'ordre du jour avec le groupe et à lui demander comment il souhaite utiliser le temps qu'il lui reste. Cela aide souvent tout le monde à se remettre sur les rails.

Établissement de règles de base

L'établissement de «règles de base» est un autre outil clé pour organiser des réunions efficaces. Bien que la plupart des règles de base relèvent du bon sens, il est utile d’attirer l’attention des participants sur elles au début d’une réunion. Ceci établit l'accord du groupe sur la façon dont ils veulent travailler ensemble et aide à prévenir les problèmes. Voici des exemples de règles de base: pas de téléphone portable ni de pagette (ou mise en mode silence / vibration), retour à l’heure des pauses, participation de tous, interruption, démonstration de respect pour les autres participants et concentration sur le point de l’ordre du jour. Il existe de nombreuses autres règles de base qui peuvent être utilisées et il est souvent utile que les groupes décident ensemble des règles de base au début d'une réunion.

Prendre des décisions en groupe

Il existe de nombreuses méthodes disponibles pour aider les groupes à prendre des décisions en collaboration. Les plus couramment utilisées comprennent le brainstorming suivi du regroupement et du vote; prise de décision par consensus; consultation; et priorisation. Pour plus d'informations sur la détermination du processus approprié pour aider les groupes à prendre des décisions en collaboration, consultez le document d'orientation Six options de prise de décision (pdf, 33k). Voir Techniques de facilitation pour des méthodes supplémentaires pour aider les groupes à atteindre leurs objectifs.

Obtenir les commentaires des participants

Pour rendre les futures réunions plus productives, il est utile de collecter les informations d’évaluation des participants à la réunion (par exemple, en utilisant un test d'évaluation). Il existe de nombreuses méthodes pour évaluer une réunion. par exemple, un Méthode “Plus / Delta” comprend demander aux participants de faire des commentaires positifs sur la réunion (autres points) et des commentaires sur les changements qui pourraient être apportés pour améliorer les réunions à venir (deltas).

Naviguer dans une mer agitée des extraits sont tirés du matériel de formation de la NOAA utilisé dans leurs réunions de planification et de facilitation de collaboration