कई प्रवाल भित्ति प्रबंधक और चिकित्सक अपने दैनिक या साप्ताहिक कार्यों के हिस्से के रूप में बैठकों में भाग लेते हैं और नेतृत्व करते हैं। अधिकांश प्रबंधकों को प्रभावी होने के लिए अच्छी सुविधा कौशल की आवश्यकता होती है क्योंकि वे अक्सर संसाधन प्रबंधन के लिए सहयोगात्मक निर्णय लेने की प्रक्रिया का मार्गदर्शन करते हैं और विभिन्न हितधारकों से इनपुट प्राप्त करते हैं।

वांछित उद्देश्यों के उत्पादन के लिए समूह को ट्रैक पर रखकर एक सूत्रधार बैठक प्रक्रिया का समर्थन करता है। आदर्श रूप से, एक सूत्रधार बैठक के परिणाम के प्रति तटस्थ है। रेफरी सुविधाकर्ता का काम प्रभावी प्रक्रियाओं (मीटिंग डायनामिक्स) पर ध्यान केंद्रित करना है, जिससे प्रतिभागियों को अपने काम की सामग्री या पदार्थ पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।

कोरल रीफ प्रबंधक अक्सर बैठकें या कार्यशालाएँ करते हैं:

• समस्याओं का समाधान
• साझा प्राथमिकताओं को पहचानें
• प्रबंधन योजनाओं को विकसित या अद्यतन करें
• खरीदें-इन बनाएँ
• निर्णय लेने
• सूचनायें साझा करें
• योजना का काम
• एक दूसरे से सीखें

एक आम गलतफहमी यह है कि सभी विशेषज्ञों या हितधारकों को एक ही कमरे में एक साथ रखने से स्वचालित रूप से इच्छित परिणाम प्राप्त होंगे। अक्सर ऐसा नहीं होता है। अधिकांश बैठकों या कार्यशालाओं में वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए सुविधा की आवश्यकता होती है। एक सुव्यवस्थित बैठक अधिक कुशल और प्रभावी दोनों है।

प्रभावी बैठकों की योजना कैसे बनाएं

उत्पादक बैठक या कार्यशाला की योजना बनाने के लिए निम्नलिखित चरणों का पालन किया जा सकता है। प्रत्येक चरण पर अधिक जानकारी के लिए, एक उत्पादक बैठक या कार्यशाला की योजना का परिचय देखें (पीडीएफ, 135k)।

1. बैठक के उद्देश्य और उद्देश्यों को परिभाषित करें - पूछो, हम यह बैठक क्यों कर रहे हैं?
2. एक प्रतिभागी सूची बनाएं - एक बैठक वास्तव में सफल होने के लिए, सही लोगों को भाग लेने की आवश्यकता है।
3. भूमिकाएँ स्थापित करें - निर्धारित करें कि लोग किस भूमिका को निभाएंगे।
4. एजेंडा विकसित करें - एजेंडा बैठक के लिए केंद्रित रूपरेखा प्रदान करता है, कार्यों को एक तार्किक क्रम और समय सीमा में रखता है, और बैठक के समापन पर सारांश लिखने के लिए एक रूपरेखा प्रदान करता है।
5. पृष्ठभूमि सामग्री की पहचान करें - बैठक में सार्थक रूप से भाग लेने के लिए आवश्यक जानकारी वाले प्रतिभागियों को प्रदान करें।
6. मीटिंग स्पेस की योजना बनाएं - बैठक की गतिशीलता का एक महत्वपूर्ण हिस्सा बैठक का वातावरण है।

प्रभावी बैठकों और सुविधा तकनीकों को निष्पादित करना

प्रभावी ढंग से समूहों को सुविधाजनक बनाने के तरीके सीखना। इसके लिए समूह के इंटरैक्शन को समझना, समय का प्रबंधन करना, अपने उद्देश्यों को पूरा करने में समूहों की सहायता करने के लिए तकनीकों का उपयोग करना, और प्रभावी ढंग से हस्तक्षेप करना है जब किसी व्यक्ति का व्यवहार बैठक में विघटनकारी होता है।

• प्रभावी बैठकें निष्पादित करना बैठक की अपेक्षाओं को निर्धारित करने, समय का प्रबंधन करने, जमीनी नियम स्थापित करने और प्रतिभागी प्रतिक्रिया प्राप्त करने सहित विवरण सहित उत्पादक बैठक चलाने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करता है।
• सुविधा तकनीक वेबिनार और वीडियो कॉन्फ्रेंस की सुविधा के लिए आमतौर पर इस्तेमाल की जाने वाली सुविधा विधियों और सुझावों के बारे में विस्तृत जानकारी प्रदान करता है।