Melaksanakan Rapat yang Efektif

Agar rapat menjadi produktif, penting bagi fasilitator untuk:

• Tetapkan harapan yang jelas
• Mengatur waktu
• Pimpin pengambilan keputusan kelompok kolaboratif yang efektif
• Dapatkan umpan balik peserta

Foto © Stephanie Wear / TNC

Pengaturan Harapan

Langkah-langkah kunci untuk menetapkan harapan pertemuan yang jelas termasuk mengidentifikasi:

• Tujuan khusus yang ingin dicapai pada pertemuan tersebut
• Peran peserta, baik sebelum dan selama pertemuan
• Menetapkan harapan realistis untuk waktu yang tersedia
• Berkomunikasi dengan jelas dengan peserta untuk mempersiapkan pertemuan

Penting juga untuk menjelaskan bagaimana input akan dikumpulkan dan digunakan — sebelum, selama, dan setelah pertemuan. Misalnya, apakah akan ada laporan akhir atau pertemuan atau acara tindak lanjut? Peserta harus tahu apakah keputusan yang diambil pada pertemuan itu akan bersifat final atau apakah masukan mereka akan diambil sebagai rekomendasi saja.

Mengatur waktu

Mengelola waktu secara efektif dimulai dengan menetapkan batas waktu untuk setiap topik atau kegiatan dalam agenda. Sangat membantu untuk mempraktikkan kegiatan atau presentasi sebelum pertemuan (jika memungkinkan) untuk menguji asumsi waktu. Pastikan untuk melatih semua penyaji tentang alokasi waktu mereka dan menekankan perlunya untuk tetap tepat waktu.

Sangat membantu untuk menunjuk pencatat waktu dengan wewenang untuk menghentikan orang, dengan peringatan, ketika waktu mereka habis, bersama dengan menyediakan jam yang terlihat di dalam ruangan. Ketika mengatur waktu, seorang fasilitator yang berpengalaman sering merasa bermanfaat untuk bersikap fleksibel. Selama pertemuan, fasilitator mungkin perlu memodifikasi agenda untuk mencapai tujuan pertemuan. Ini termasuk menentukan item agenda apa yang mungkin ditunda atau ditangani dalam format alternatif (misalnya, didelegasikan ke subkelompok peserta, atau ke satu peserta untuk penelitian atau keputusan lebih lanjut).

Jika diskusi kelompok memakan waktu lebih lama dari waktu yang ditentukan, dan ada kekhawatiran tentang tidak mencakup semua item dalam agenda, taktik yang baik adalah meninjau item agenda utama dengan grup dan bertanya kepada mereka bagaimana mereka ingin menggunakan sisa waktu mereka. Ini sering membantu semua orang kembali ke jalurnya.

Menetapkan Aturan Dasar

Menetapkan 'aturan dasar' adalah alat kunci lain untuk menjalankan pertemuan yang efektif. Meskipun sebagian besar aturan dasar adalah akal sehat, penting untuk menarik perhatian peserta pada mereka di awal pertemuan. Ini menetapkan kesepakatan kelompok tentang bagaimana mereka ingin bekerja bersama dan membantu mencegah masalah. Contoh aturan dasar meliputi: tidak ada ponsel atau pager (atau diamkan / getar), kembali tepat waktu dari istirahat, semua orang berpartisipasi, tidak menyela, menunjukkan rasa hormat kepada peserta lain, dan fokus pada agenda yang ada. Ada banyak aturan dasar lainnya yang dapat digunakan dan seringkali bermanfaat bagi kelompok untuk memutuskan aturan dasar bersama di awal pertemuan.

Membuat Keputusan Grup

Ada banyak metode yang tersedia untuk membantu kelompok dalam mengambil keputusan secara kolaboratif. Yang paling umum digunakan termasuk curah pendapat diikuti dengan pengelompokan dan pemungutan suara; pengambilan keputusan konsensus; konsultasi; dan memprioritaskan. Untuk informasi tentang menentukan proses yang tepat untuk membantu kelompok dalam pengambilan keputusan secara kolaboratif, lihat dokumen pedoman Enam Pilihan Pengambilan Keputusan (pdf, 33k). Lihat Teknik Fasilitasi untuk metode tambahan untuk membantu kelompok mencapai tujuan pertemuan.

Mendapatkan Umpan Balik Peserta

Untuk membuat rapat di masa depan lebih produktif, akan sangat membantu untuk mengumpulkan informasi evaluasi dari peserta rapat (mis. Menggunakan a formulir evaluasi). Ada banyak banyak metode untuk mengevaluasi pertemuan; misalnya, a Metode "Plus / Delta" termasuk meminta peserta untuk membuat komentar positif tentang pertemuan (plusses) dan komentar tentang perubahan yang dapat dilakukan untuk meningkatkan pertemuan di masa depan (delta).

Menavigasi di Laut Kasar kutipan diambil dari materi pelatihan NOAA yang digunakan dalam Rapat Kolaborasi Perencanaan dan Fasilitasi mereka