Executando Reuniões Eficazes

Para que uma reunião seja produtiva, é importante que o facilitador:

• Defina expectativas claras
• Gestão de tempo
• Levar a tomada de decisões de grupo colaborativo eficaz
• Receba feedback dos participantes

Foto © Stephanie Wear / TNC

Definindo Expectativas

Os principais passos para definir expectativas claras de reunião incluem identificar:

• Objetivos específicos a serem alcançados na reunião
• Funções dos participantes, antes e durante a reunião
• Definir expectativas realistas para o tempo disponível
• Comunicar claramente com os participantes para se preparar para a reunião

Também é importante explicar como as informações serão coletadas e usadas - antes, durante e depois da reunião. Por exemplo, haverá um relatório final ou reunião ou evento de acompanhamento? Os participantes devem saber se as decisões tomadas na reunião serão finais ou se as suas contribuições serão tomadas apenas como recomendação.

Gerenciando o tempo

O gerenciamento do tempo começa efetivamente com a atribuição de limites de tempo para cada tópico ou atividade na agenda. É muito útil praticar atividades ou apresentações antes da reunião (quando possível) para testar as suposições de tempo. Certifique-se de treinar todos os apresentadores em suas alocações de tempo e enfatize a necessidade de permanecer na hora certa.

É útil nomear um cronometrista com autoridade para parar as pessoas, com aviso, quando o tempo acabar, além de fornecer um relógio visível na sala. Ao gerenciar o tempo, um facilitador experiente geralmente acha útil ser flexível. Durante as reuniões, o facilitador pode precisar modificar a agenda para alcançar os objetivos da reunião. Isso inclui determinar quais itens da agenda podem ser atrasados ​​ou tratados em um formato alternativo (por exemplo, delegados a um subgrupo de participantes ou a um único participante para pesquisa ou decisão posterior).

Se a discussão em grupo estiver demorando mais do que o tempo alocado, e houver preocupações sobre não cobrir todos os itens da agenda, uma boa tática é revisar os principais itens da agenda com o grupo e perguntar como eles querem usar o tempo restante. Isso geralmente ajuda todos a voltarem aos trilhos.

Estabelecendo regras básicas

O estabelecimento de regras básicas é outra ferramenta fundamental para a realização de reuniões eficazes. Embora a maioria das regras básicas seja de senso comum, é útil chamar a atenção dos participantes para eles no início de uma reunião. Isso estabelece o acordo do grupo sobre como eles querem trabalhar juntos e ajuda a evitar problemas. Exemplos de regras básicas incluem: não há telefones celulares ou pagers (ou colocá-los em silêncio / vibração), retornando no horário dos intervalos, todos participam, não interrompem, demonstram respeito pelos outros participantes e enfocam o item da agenda em mãos. Há muitas outras regras básicas que podem ser usadas e geralmente é útil que os grupos decidam juntos sobre regras básicas no início de uma reunião.

Fazendo Decisões em Grupo

Existem muitos métodos disponíveis para ajudar grupos na tomada de decisões de forma colaborativa. Os mais comumente usados ​​incluem brainstorming seguido de agrupamento e votação; tomada de decisão por consenso; consulta; e priorização. Para obter informações sobre como determinar o processo apropriado para auxiliar os grupos na tomada de decisões colaborativas, consulte o documento de orientação Seis Opções de Tomada de Decisão (pdf, 33k). Vejo Técnicas de facilitação para métodos adicionais para ajudar os grupos a alcançar os objetivos da reunião.

Obtendo Feedback do Participante

Para tornar as reuniões futuras mais produtivas, é útil coletar informações de avaliação dos participantes da reunião (por exemplo, formulário de avaliação). Existem muitos métodos para avaliar uma reunião; por exemplo, um Método "Plus / Delta" inclui pedir aos participantes que façam comentários positivos sobre a reunião (comentários positivos) e comentários sobre mudanças que poderiam ser feitas para melhorar as reuniões no futuro (deltas).

Navegando em mar agitado trechos são retirados dos materiais de treinamento da NOAA usados ​​em suas reuniões de planejamento e facilitação de colaboração