Pagsasagawa ng mga Epektibong Pulong

Para sa isang pagpupulong na maging produktibo mahalaga para sa facilitator na:

• Magtakda ng mga malinaw na inaasahan
• Pamahalaan ang oras
• Lead na epektibo ang paggawa ng desisyon sa paggawa ng grupo
• Kumuha ng puna ng kalahok

Larawan © Stephanie Wear / TNC

Pagtatakda ng mga Inaasahan

Kabilang sa mga pangunahing hakbang sa pagtatakda ng malinaw na mga inaasahan sa pulong ay ang pagkilala sa:

• Tiyak na mga layunin na makamit sa pulong
• Ang mga tungkulin ng kalahok, kapwa bago at sa panahon ng pulong
• Ang pagtatakda ng makatotohanang mga inaasahan para sa oras na magagamit
• Malinaw na pakikipag-usap sa mga kalahok upang maghanda para sa pulong

Mahalaga rin na ipaliwanag kung papaano maipon at ginagamit ang pag-input-bago, sa panahon at pagkatapos ng pulong. Halimbawa, magkakaroon ba ng huling ulat o follow-up na pulong o kaganapan? Dapat malaman ng mga kalahok kung ang mga desisyon na naabot sa pulong ay magiging panghuling o kung ang kanilang input ay dadalhin bilang rekomendasyon lamang.

Pamamahala ng Oras

Ang oras ng pamamahala ay epektibong nagsisimula sa pagtatalaga ng mga limitasyon sa oras sa bawat paksa o aktibidad sa adyenda. Lubhang nakakatulong na magsagawa ng mga aktibidad o mga presentasyon bago ang pulong (kapag posible) upang subukan ang mga pagpapalagay ng oras. Tiyaking mag coach lahat ng mga presenters sa kanilang mga alok ng oras at i-stress ang pangangailangan na manatili sa oras.

Makakatulong na magtalaga ng isang tagapagtakda ng oras na may awtoridad na ihinto ang mga tao, na may babala, kapag ang kanilang oras ay nasa, kasama ang pagbibigay ng nakikitang orasan sa silid. Sa oras ng pamamahala, kadalasang nakikita ng nakaranas na facilitator na kapaki-pakinabang na maging kakayahang umangkop. Sa mga pagpupulong, maaaring kailanganin ng facilitator na baguhin ang agenda upang makamit ang mga layunin ng pulong. Kabilang dito ang pagtukoy kung anong mga item sa agenda ang maaaring maantala o matugunan sa isang alternatibong format (halimbawa, itinalaga sa isang subgroup ng mga kalahok, o sa isang kalahok para sa karagdagang pananaliksik o desisyon).

Kung ang talakayan ng grupo ay mas matagal kaysa sa itinakdang oras, at may mga alalahanin tungkol sa hindi pagsaklaw sa lahat ng mga item sa agenda, isang mahusay na taktika ay upang repasuhin ang mga pangunahing item sa agenda sa grupo at tanungin sila kung paano nila gustong gamitin ang kanilang natitirang oras. Madalas na nakakatulong ang lahat na makabalik sa track.

Pagtatatag ng Mga Panuntunan sa Lupa

Ang pagtatatag ng 'mga panuntunan sa lupa' ay isa pang mahalagang kasangkapan para sa pagtakbo ng mga epektibong pulong. Bagama't ang karaniwang mga patakaran sa lupa ay mahalaga, makabuluhan ito upang maakit ang pansin ng kalahok sa kanila sa simula ng isang pulong. Itinatatag nito ang kasunduan ng grupo kung paano nais nilang magtrabaho nang sama-sama at makatutulong upang maiwasan ang mga problema. Ang mga halimbawa ng panuntunan sa lupa ay kinabibilangan ng: walang mga cell phone o pager (o ilagay ang mga ito sa tahimik / vibrate), na bumalik sa oras mula sa mga break, lahat ay nakikilahok, walang nakakaabala, nagpapakita ng paggalang sa iba pang mga kalahok, at nakatuon sa item ng agenda sa kamay. Mayroong maraming iba pang mga panuntunan sa lupa na maaaring magamit at madalas ay kapaki-pakinabang para sa mga grupo na magpasya sa mga panuntunan sa lupa nang sama-sama sa simula ng isang pulong.

Paggawa ng mga Pangkat ng Pangkat

Maraming mga pamamaraan na magagamit upang tulungan ang mga grupo sa paggawa ng mga desisyon nang magkakasama. Ang pinaka-karaniwang ginagamit isama brainstorming sinusundan ng clustering at pagboto; paggawa ng desisyon sa pinagkasunduan; konsultasyon; at prioritization. Para sa impormasyon tungkol sa pagtukoy ng naaangkop na proseso upang tulungan ang mga grupo sa pakikipagtulungan sa paggawa ng desisyon, tingnan ang dokumentong patnubay Anim na Mga Pagpipilian sa Paggawa ng Desisyon (pdf, 33k). Tingnan Mga pamamaraan ng Facilitation para sa karagdagang mga pamamaraan upang tulungan ang mga grupo na makamit ang mga layunin sa pagpupulong.

Pagkuha ng Feedback ng Kasali

Upang gawing mas produktibo ang mga pagpupulong sa hinaharap, makatutulong upang mangolekta ng impormasyon sa pagsusuri mula sa mga pulong ng mga kalahok (hal., Gamit ang isang form ng pagsusuri). Maraming mga maraming pamamaraan para sa pagsusuri ng isang pulong; halimbawa, a "Plus / Delta" na paraan Kabilang dito ang pagtatanong sa mga kalahok upang gumawa ng mga positibong komento tungkol sa pulong (plusses) at komento sa mga pagbabago na maaaring gawin upang mapabuti ang mga pagpupulong sa hinaharap (deltas).

Pag-navigate sa Magaspang na Dagat Ang mga sipi ay kinuha mula sa mga materyales sa pagsasanay na NOAA na ginamit sa kanilang Pagpaplano at Pagpapadali sa Mga Pakikipagtulungan