Fasilitasi
Banyak pengurus dan pengamal terumbu karang menghadiri dan mengetuai mesyuarat sebagai sebahagian daripada tugas harian atau mingguan mereka. Kebanyakan pengurus memerlukan kemahiran fasiliti yang baik untuk menjadi berkesan kerana mereka sering membimbing proses membuat keputusan bersama untuk pengurusan sumber dan mendapatkan input daripada pelbagai pihak berkepentingan.
Fasilitator menyokong proses mesyuarat dengan memastikan kumpulan berada di landasan untuk menghasilkan objektif yang diinginkan. Sebaik-baiknya, fasilitator adalah neutral terhadap keputusan mesyuarat. ref Tugas fasilitator adalah untuk memberi tumpuan kepada proses yang berkesan (pertemuan dinamik), yang membolehkan para peserta memberi tumpuan kepada kandungan atau bahan kerja mereka bersama-sama.
Tip komunikasi
Apabila berketrampilan penuh diperlukan, atau apabila berurusan dengan isu-isu perbalahan, kumpulan akan mendapat manfaat dengan menggunakan fasilitator dari luar organisasi atau pejabat. Menggunakan fasilitator profesional sangat digalakkan apabila mesyuarat akan mempunyai lebih daripada peserta 40.
Pengurus terumbu karang sering mengadakan mesyuarat atau bengkel untuk:
- Selesaikan masalah
- Kenal pasti keutamaan bersama
- Membangunkan atau kemas kini pelan pengurusan
- Buat pembelian masuk
- Buat keputusan
- Kongsi maklumat
- Rancang kerja
- Belajar dari satu sama lain
Kesalahpahaman umum ialah mendapatkan semua pakar atau pihak berkepentingan bersama di dalam bilik yang sama secara automatik akan menghasilkan hasil yang dimaksudkan. Ini selalunya tidak berlaku. Kebanyakan mesyuarat atau bengkel memerlukan fasilitasi untuk mencapai hasil yang diinginkan. Mesyuarat yang mudah difasilitasi adalah lebih cekap dan lebih berkesan.
Cara Merancang Mesyuarat Berkesan
Langkah-langkah berikut boleh diikuti untuk merancang mesyuarat atau bengkel yang produktif. Untuk butiran lanjut mengenai setiap langkah, lihat Pengenalan Merancang Mesyuarat Produktif atau Bengkel (pdf, 135k).
- Tentukan tujuan dan objektif mesyuarat - Tanya, mengapa kita mengadakan mesyuarat ini?
- Buat senarai peserta - Untuk mesyuarat yang benar-benar berjaya, orang yang tepat perlu mengambil bahagian.
- Menetapkan peranan - Tentukan peranan orang akan bermain di mesyuarat itu.
- Kembangkan agenda - Agenda ini menyediakan rangka kerja fokus untuk mesyuarat itu, meletakkan tugas dalam urutan logik dan jangka masa, dan menawarkan garis besar untuk menulis ringkasan pada kesimpulan pertemuan itu.
- Kenal pasti bahan latar - Sediakan peserta dengan maklumat yang diperlukan untuk mengambil bahagian secara bermakna dalam mesyuarat.
- Rancang tempat perjumpaan - Bahagian penting dalam dinamik pertemuan adalah persekitaran pertemuan.
Melaksanakan Mesyuarat Berkesan dan Teknik Fasilitasi
Belajar bagaimana untuk memudahkan kumpulan mengambil langkah praktikal. Ia memerlukan pemahaman interaksi kumpulan, menguruskan masa, menggunakan teknik untuk membantu kumpulan dalam mencapai tujuan mereka, dan campur tangan dengan berkesan apabila tingkah laku seseorang mengganggu pertemuan.
- Melaksanakan Mesyuarat Berkesan menyediakan bimbingan mengenai cara menjalankan mesyuarat yang produktif termasuk butiran mengenai menetapkan jangkaan mesyuarat, menguruskan masa, menetapkan peraturan dasar dan mendapatkan maklum balas peserta.
- Teknik Fasilitasi menyediakan maklumat terperinci mengenai kaedah pemudah cara dan petua yang biasa digunakan untuk memudahkan webinar dan persidangan video.