Facilitación
Muchos manejadores y profesionales de los arrecifes de coral asisten y dirigen reuniones como parte de sus tareas diarias o semanales. La mayoría de los manejadores necesitan buenas habilidades de facilitación para ser eficaces, ya que a menudo guían los procesos de toma de decisiones en colaboración para el manejo de recursos y buscan la opinión de partes interesadas.
Un facilitador apoya el proceso de la reunión manteniendo al grupo en dirección para producir los objetivos deseados. Idealmente, un facilitador es neutral respecto del resultado de la reunión. ref. El trabajo del facilitador es enfocarse en procesos efectivos (dinámica de reuniones), permitiendo a los participantes enfocarse en el contenido o en el objetivo de su trabajo en conjunto.
Consejo de comunicación
Cuando se necesita una neutralidad completa, o cuando se trata de asuntos polémicos, el grupo se beneficiará al utilizar un facilitador externo a la organización u oficina. Se recomienda encarecidamente el uso de un facilitador profesional cuando la reunión tendrá más de 40 participantes.
Los manejadores de arrecifes de coral a menudo realizan reuniones o talleres para:
- Resolver problemas
- Identificar prioridades compartidas
- Desarrollar o actualizar planes de manejo.
- Crear buy-in
- Tomar decisiones
- Compartir información
- Plan de trabajo
- Aprender unos de otros
Un error común es que reunir a todos los expertos o partes interesadas en la misma sala producirá automáticamente los resultados esperados. Con frecuencia este no es el caso. La mayoría de las reuniones o talleres requieren facilitación para lograr los resultados deseados. Una reunión bien facilitada es más efectiva y más eficiente.
Cómo planificar reuniones efectivas
Se pueden seguir los siguientes pasos para planificar una reunión o taller productivo. Para obtener más detalles sobre cada paso, consulte Introducción a la planificación de una reunión o taller productivo (pdf, 135k).
- Definir el propósito y los objetivos de la reunión - Pregunte, ¿por qué estamos teniendo esta reunión?
- Crear una lista de participantes - Para que una reunión sea verdaderamente exitosa, deben participar las personas adecuadas.
- Establecer roles - Determine los roles que las personas jugarán en la reunión.
- Desarrollar la agenda - La agenda proporciona el marco de enfoque para la reunión, pone las tareas en un orden lógico y cronograma, y ofrece un resumen para escribir el resumen al final de la reunión.
- Identificar los materiales de fondo - Proporcione a los participantes la información necesaria para participar de manera significativa en la reunión.
- Planificar el espacio de la reunión - Una parte importante de la dinámica de la reunión es el entorno de la reunión.
Ejecución de reuniones efectivas y técnicas de facilitación.
Aprender a facilitar grupos de manera efectiva requiere práctica. Requiere comprender las interacciones de los grupos, administrar el tiempo, usar técnicas para ayudar a los grupos a lograr sus objetivos e intervenir de manera efectiva cuando el comportamiento de una persona interrumpe la reunión.
- Ejecutar reuniones efectivas proporciona orientación sobre cómo llevar a cabo una reunión productiva, que incluye detalles sobre cómo establecer las expectativas de reunión, administrar el tiempo, establecer reglas básicas y obtener comentarios de los participantes.
- Técnicas de facilitación proporciona información detallada sobre los métodos de facilitación más utilizados y consejos para facilitar seminarios web y videoconferencias.