Facilitação
Muitos gerentes e profissionais de recifes de corais participam e lideram as reuniões como parte de suas tarefas diárias ou semanais. A maioria dos gerentes precisa de boas habilidades de facilitação para ser eficaz, pois geralmente orientam processos de tomada de decisões colaborativas para o gerenciamento de recursos e buscam opiniões de diversas partes interessadas.
Um facilitador apóia o processo de reunião mantendo o grupo no caminho certo para produzir os objetivos desejados. Idealmente, um facilitador é neutro em relação ao resultado da reunião. ref O trabalho do facilitador é concentrar-se em processos eficazes (dinâmicas de reunião), permitindo que os participantes se concentrem no conteúdo ou na substância do seu trabalho em conjunto.
Dica de Comunicação
Quando a neutralidade completa é necessária, ou quando se lida com questões contenciosas, o grupo se beneficiará usando um facilitador de fora da organização ou do escritório. Usar um facilitador profissional é fortemente encorajado quando a reunião terá mais de 40 participantes.
Os gerentes de recifes de coral costumam realizar reuniões ou workshops para:
- Resolver problemas
- Identifique prioridades compartilhadas
- Desenvolver ou atualizar planos de gerenciamento
- Criar buy-in
- Tomar decisões
- Compartilhar informação
- Planeje o trabalho
- Aprenda um com o outro
Um equívoco comum é que reunir todos os especialistas ou partes interessadas na mesma sala produzirá automaticamente os resultados pretendidos. Este não é frequentemente o caso. A maioria das reuniões ou oficinas requer facilitação para alcançar os resultados desejados. Uma reunião bem facilitada é mais eficiente e mais eficaz.
Como planejar reuniões eficazes
Os seguintes passos podem ser seguidos para planejar uma reunião ou oficina produtiva. Para obter mais detalhes sobre cada etapa, consulte Introdução ao planejamento de uma reunião produtiva ou workshop (pdf, 135k).
- Defina o propósito e os objetivos da reunião - Pergunte, por que estamos tendo essa reunião?
- Crie uma lista de participantes - Para que uma reunião seja realmente bem-sucedida, as pessoas certas precisam participar.
- Estabeleça funções - Determine os papéis que as pessoas irão desempenhar na reunião.
- Desenvolva a agenda - A agenda fornece a estrutura de foco para a reunião, coloca as tarefas em uma ordem lógica e cronograma e oferece um esboço para escrever o resumo na conclusão da reunião.
- Identifique os materiais de base - Forneça aos participantes as informações necessárias para participar de forma significativa na reunião.
- Planeje o espaço da reunião - Uma parte importante da dinâmica de reuniões é o ambiente de reunião.
Executando Reuniões Efetivas e Técnicas de Facilitação
Aprender como facilitar grupos efetivamente requer prática. Isso requer a compreensão das interações do grupo, gerenciamento do tempo, uso de técnicas para ajudar os grupos a alcançar seus objetivos e a intervenção eficaz quando o comportamento de uma pessoa é prejudicial para a reunião.
- Executando Reuniões Eficazes fornece orientação sobre como realizar uma reunião produtiva, incluindo detalhes sobre como definir expectativas de reunião, gerenciamento de tempo, estabelecimento de regras básicas e obtenção de feedback dos participantes.
- Técnicas de facilitação fornece informações detalhadas sobre métodos de facilitação comumente usados e dicas para facilitar webinars e videoconferências.