Faciliteren
Veel managers en beoefenaars van koraalriffen bezoeken en leiden vergaderingen als onderdeel van hun dagelijkse of wekelijkse taken. De meeste managers hebben goede faciliterende vaardigheden nodig om effectief te zijn, omdat ze vaak leiden tot gezamenlijke besluitvormingsprocessen voor resource management en de input vragen van verschillende belanghebbenden.
Een facilitator ondersteunt het vergaderproces door de groep op schema te houden om de gewenste doelen te bereiken. Idealiter staat een facilitator neutraal tegenover de uitkomst van de bijeenkomst. ref Het is de taak van de facilitator om zich te concentreren op effectieve processen (ontmoetingsdynamiek), waardoor de deelnemers zich kunnen concentreren op de inhoud of de inhoud van hun werk.
Communicatietip
Wanneer volledige neutraliteit nodig is, of bij omstreden kwesties, zal de groep er baat bij hebben door een facilitator van buiten de organisatie of het kantoor te gebruiken. Het gebruik van een professionele facilitator wordt sterk aangemoedigd wanneer de vergadering meer dan 40-deelnemers zal hebben.
Koraalrifmanagers houden vaak vergaderingen of workshops om:
- Problemen oplossen
- Identificeer gedeelde prioriteiten
- Beheerplannen ontwikkelen of bijwerken
- Maak een buy-in
- Beslissingen nemen
- Informatie delen
- Plan werk
- Leer van elkaar
Een veel voorkomende misvatting is dat als alle experts of belanghebbenden samen in dezelfde ruimte komen, dit automatisch de beoogde resultaten oplevert. Dit is vaak niet het geval. De meeste vergaderingen of workshops moeten worden gefaciliteerd om de gewenste resultaten te bereiken. Een goed gefaciliteerde vergadering is zowel efficiënter als effectiever.
Hoe effectieve vergaderingen te plannen
De volgende stappen kunnen worden gevolgd om een productieve vergadering of workshop te plannen. Zie Inleiding tot het plannen van een productieve vergadering of workshop voor meer informatie over elke stap (pdf, 135k).
- Definieer het doel en de doelstellingen van de vergadering - Vraag, waarom hebben we deze bijeenkomst?
- Maak een deelnemerslijst - Om een vergadering echt succesvol te laten zijn, moeten de juiste mensen meedoen.
- Stel rollen vast - Bepaal de rollen die mensen zullen spelen tijdens de vergadering.
- Ontwikkel de agenda - De agenda biedt het focuskader voor de vergadering, plaatst taken in een logische volgorde en tijdschema en biedt een overzicht voor het schrijven van de samenvatting bij de conclusie van de vergadering.
- Identificeer achtergrondmaterialen - Geef de deelnemers de informatie die nodig is om zinvol aan de vergadering deel te nemen.
- Plan de vergaderruimte - Een belangrijk onderdeel van vergaderdynamiek is de vergaderomgeving.
Effectieve vergaderingen en faciliteringstechnieken uitvoeren
Leren om groepen effectief te faciliteren, vergt oefening. Het vereist begrip van groepsinteracties, tijdsbesteding, technieken gebruiken om groepen te helpen bij het bereiken van hun doelstellingen en effectief ingrijpen wanneer iemands gedrag de vergadering verstoort.
- Effectieve vergaderingen uitvoeren geeft richtlijnen voor het uitvoeren van een productieve vergadering, inclusief details over het bepalen van de verwachtingsverwachtingen, het beheren van tijd, het vaststellen van basisregels en het ontvangen van feedback van deelnemers.
- Faciliteringstechnieken biedt gedetailleerde informatie over veelgebruikte versoepelingsmethoden en tips voor het faciliteren van webinars en videoconferenties.